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Seminarhotel: Sechs Kriterien zur Auswahl des optimalen Veranstaltungsorts

7 Juli 2016
Image Seminarhotel: Sechs Kriterien zur Auswahl des optimalen Veranstaltungsorts

Bei Meetings ist das Hotel oft die Anlaufstelle und der Ort, an dem die Teilnehmer die meiste Zeit verbringen. Die Wahl Ihres „Seminarhotels“ ist deshalb ein wichtiges Element für ein erfolgreiches Meeting. Die beste Option unter dem steigenden Angebot auszuwählen, kann manchmal eine schwierige Aufgabe darstellen. Um sich Ihrer Wahl sicher zu sein, gehen Sie am besten methodisch vor und orientieren sich an unseren sechs Kriterien:

1. Zum Seminar passendes Hotel auswählen

Richtet sich Ihr Meeting an Mitarbeiter des Unternehmens oder an Partner? Handelt es sich um eine Unterhaltungsveranstaltung oder um eine Konferenz von grösster Bedeutung? Wie viele Teilnehmer sind geplant? Es gibt so viele verschiedene Meetings wie Seminarhotels. Findet das gesamte Programm im Hotel statt, denken Sie an erforderliche Räumlichkeiten: ein grosser Konferenzsaal? ein weitläufiges Empfangsfoyer? mehrere Sitzungssäle? aufteilbare Räume? Seien Sie sich über die Art Ihrer Veranstaltung im Klaren, bevor Sie sich auf die Suche nach dem optimalen Hotel begeben.

2. Nähe bevorzugen

In einer immer schneller werdenden Arbeitswelt möchten wir ständig Zeit gewinnen. Um das Leben Ihrer Teilnehmer zu vereinfachen, wählen Sie eine Unterkunft in der Nähe wichtiger Linien des öffentlichen Nahverkehrs. Finden die Konferenzen nicht im Hotel statt, sollte das Hotel möglichst nah am Kongresszentrum liegen. Es ist äusserst empfehlenswert, alle Teilnehmer im gleichen Seminarhotel unterzubringen. Falls das nicht möglich ist, wählen Sie Einrichtungen in der gleichen Strasse und mit dem gleichen Standard. Bei Unterhaltungs- oder Inspirationsveranstaltungen ist die Wahl eines abgelegenen Orts absolut gerechtfertigt. In diesem Fall sind private Transportmittel vorzusehen und im Budget einzuplanen.

3. Meetingbudget nicht überschreiten

Das Budget ist ein unverzichtbares Kriterium in unserer Liste! Verzweifeln Sie nicht, wenn Ihr Budget begrenzt ist: Zahlreiche moderne Hotels vereinen Arbeitsflächen, inspirierendes Design und moderate Preise. Dank der Entwicklung der Sharing Economy (Airbnb, Uber,…) ziehen Geschäftsleute von heute Authentizität und Individualismus der Distanziertheit renommierter Hotels vor. Informieren Sie sich bei Angebotseinholung über die Abrechnungsmethoden des Seminarhotels (pro Teilnehmer, pro gebuchter Infrastruktur,...) und verhandeln Sie!

4. Vernetzt bleiben

Unser Zeitalter ist so vernetzt, dass es überflüssig scheint, dieses Kriterium zu erwähnen. Für manche Hotels versteht es sich allerdings nicht von selbst, sämtliche Räume mit einer WLAN-Verbindung auszustatten. Prüfen Sie dieses Element vorrangig, falls Sie sich keinen Vorwürfen seitens der Teilnehmer ausgesetzt sehen wollen. Für die Teilnehmer ist es notwendig, im Seminar vernetzt zu bleiben; für Sie ist es von entscheidender Bedeutung, die neuen Technologien in Ihre Organisation zu integrieren. Zahlreiche Anwendungen für Smartphone oder Tablet ermöglichen es, Verbindungen zwischen den Teilnehmern herzustellen, praktische Informationen auszutauschen, Konferenzen interaktiv zu gestalten oder wertvolle Meinungen einzuholen.


5. An die nachhaltige Entwicklung denken

Jedes verantwortungsvolle Unternehmen engagiert sich für die nachhaltige Entwicklung. Dieses Bewusstsein gilt auch für die Organisation eines Meetings. Um den ökologischen Fussabdruck Ihrer Veranstaltung zu minimieren, wählen Sie ein Seminarhotel nahe des öffentlichen Nahverkehrs und zögern Sie nicht, die Verantwortlichen des Hotels nach ihrem Engagement für die Umwelt zu befragen. Ein „nachhaltiges Hotel“ achtet auf seinen Verbrauch und begünstigt umweltfreundliche Energien. Es versorgt sein Restaurant mit lokalen Produkten und behandelt seine Abfälle auf ökologische Weise.

6. Kleinste Details berücksichtigen

Dieser letzte Punkt ist eher ein Rat als ein Kriterium, dennoch kann er nicht oft genug wiederholt werden: Der Teufel steckt im Detail! Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, ist es unerlässlich, das Hotel mindestens einmal vor der Veranstaltung zu besuchen. Bitten Sie darum, die Räumlichkeiten unter den gleichen Bedingungen wie Ihre Teilnehmer zu sehen, kosten Sie die Menüs sowie das in den Kaffeepausen gereichte Gebäck. Achten Sie bei Ihren Besuchen vor Ort auf das Licht, die Umgebungsgeräusche und die Freundlichkeit des Personals.

Sie besitzen nun alle Schlüssel, um das optimale Seminarhotel zu finden! Sollte sich Ihre Perle in Freiburg befinden, rufen Sie unser Unterkunftsverzeichnisauf und fragen Sie uns nach einem Angebot!