Und jetzt sind Sie dran! Ihr Chef oder die Geschäftsleitung hat Ihnen den Auftrag erteilt ein Seminar auf die Beine zu stellen. Klar muss dieser Anlass langfristig auf die Motivation der Mitarbeitenden oder Partner wirken, und dies im definierten Budgetrahmen.

Kein Grund sich den Kopf zu zerbrechen, sondern zuerst sich die richtigen Fragen zu stellen um sämtliche budgetwirksamen Elemente beurteilen zu können.

Wie ist das Vorgehen? Wieviele Offerten einholen? Sei es für ein Seminar mit zehn Personen oder eine grosse Versammlung mit Bankett – welche Punkte sollten Sie von Beginn weg berücksichtigen um Probleme und Budgetüberschreitungen zu vermeiden?

In diesem Beitrag werden all diese Ansätze behandelt um Ihnen diese Arbeiten zu erleichtern. Sämtliche wichtigen und budgetrelevanten Positionen werden hier aufgeführt. Am Ende erhalten Sie eine Checkliste mit der Zusammenfassung der erwähnten Punkte für eine gelungene Planung.

Strategische Zielsetzungen

In diesem Artikel werden bestimmt keine Wunderlösungen vorgestellt, aber Wege, welche erforscht werden könnten. Bevor wir die Zahlen unter die Lupe nehmen, beschäftigen wir uns zuerst mit den Zielen eines Events.

Zielsetzungen der Veranstaltung abklären

Die Organisation eines Seminars oder einer Verkaufspräsentation ist ein gängiges Bespiel. Bestimmt waren Ihnen die Zielsetzungen und die Umsetzung des Seminars, als man Sie mit der Organisation beauftragt hatte, glasklar. Jetzt sitzen Sie aber an Ihrem Bürotisch und etablieren die ersten Schritte eines detaillierten Seminarkonzeptes und stellen fest, dass sich die Sache doch komplexer herausstellt als Sie erwartet haben. Wie sieht das genaue Programm aus? Welche Redner sollen vortragen? Welche Kriterien sollen für den richtigen Austragungsort bestimmt werden? Welche technische Infrastruktur braucht es? Und natürlich kommt die Kostenfrage für sämtliche Posten auf….

All diese Fragen sind vor allem von den Zielsetzungen des Seminars, welches Sie organisieren, abhängig. In den meisten Fällen macht es Sinn, ein Dokument zu erstellen, das alle Aspekte auflistet, welche für die Organisation des Seminars zu berücksichtigen sind und wie diese die Zielerreichung beeinflussen können. Sobald Sie das Konzept ausgearbeitet haben – und dieser Artikel soll Ihnen dazu behilflich sein – können Sie dieses überprüfen und vom Auftraggeber validieren lassen. Es wird Ihnen als Planungs- und Orientierungshilfe für Ihre Veranstaltung dienen.

Informationsziel der Veranstaltung

Stellen Sie sich zuerst die Frage, welche Art Informationen während dieses Seminars an die Teilnehmenden übermittelt werden sollen. Handelt es sich um ein Schulungsseminar, bei welchem die Teilnehmenden sich spezifische Kompetenzen aneignen sollen und vielleicht sogar ein Zertifikat dafür erhalten? Oder ist es eher eine Konferenz, an welcher eine Thematik aufgegriffen oder eine neue Produktelinie vorgestellt wird?

Soziale Ziele der Veranstaltung

Nebst den Schulungs- oder Informationszielen des Seminars müssen auch die Zielsetzungen auf der menschlichen Ebene geklärt werden. Handelt es sich um ein neues Team, welches zusammengeschweisst werden soll oder im Gegenteil, ist es ein eingeschliffenes Team, welches unter dem alltäglichen Druck leidet und etwas Auflockerung und neuen Wind braucht? Es kann sich auch um das Etablieren einer langjährigen Geschäftsbeziehung mit neuen Partnern in einer gemütlichen Atmosphäre handeln, ohne den Fokus auf die Professionalität und Einzigartigkeit Ihres Unternehmens zu verlieren. Es wimmelt nur so von Methoden und Terminologien, welche solche Ziele erreichen lassen sollen: Team Building, Unternehmensausflug, Incentive etc.

Wer sind die Teilnehmer?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Teilnehmern: (1) Die Anzahl und die Identität der Teilnehmenden sind bekannt. (2) Beide Komponenten sind nicht bekannt: es wird zum Event eingeladen ohne die Verfügbarkeit der Einzelnen zu kennen oder es ist eine öffentliche Veranstaltung, weshalb die Anzahl der Teilnehmenden variabel ist. Dabei spielt der Marketingprozess, um Ihr Seminar bekannt zu machen und zu boosten, eine wichtige Rolle bei Ihren Überlegungen.

(1) Hier ist der Teilnehmerkreis zum vornherein bekannt. Für die Planung des Events ist es entscheidend zu wissen, welche Erwartungen die Teilnehmenden mitbringen, damit ihre Gewohnheiten berücksichtigt werden können und gleichzeitig auch eine ideale Umgebung für das Programm selbst und den sozialen Austausch geschaffen werden kann. Dies erreichen Sie, in dem zwischen seriösen Schulungs- und Unterhaltungssequenzen abgewechselt wird.

(2) Wenn Teilnehmende frei entscheiden können, an der Veranstaltung teilzunehmen, dann ist es wichtig einen sogenannten Profiltyp der möglichen Teilnehmenden, welche eingeladen werden sollen, zu erstellen. Damit werden Erwartungen und Gewohnheiten dieser Zielgruppe festgelegt, was die Ausarbeitung des Programms unterstützt und den Entscheid des Austragungsortes erleichtert.

In jedem Fall haben Sie eine Zielgruppe, welche bestimmenden Einfluss auf alle Aspekte, welche nachfolgend vorgestellt werden, haben. Die Art bzw. Funktion der Teilnehmenden, ihre Rollen (Manager, Kunden, Mitarbeitende, Vereinsmitglieder, etc.) werden direkten Einfluss auf eine Vielfalt von Entscheidungen bezüglich der gesamten Organisation Ihrer Veranstaltung und des Budgets haben. Möchten Sie Businesspartner überzeugen, werden Sie vielleicht ein beträchtliches Budget bereitstellen um in ein einmaliges Ambiente in einem Prestige-Hotel zu investieren. Wenn sich das Seminar jedoch an junge Unternehmer richtet, werden die technischen Installationen und die Interaktionsmöglichkeiten in der Kommunikation einen anderen Stellenwert erhalten als bei sehr erfahrenen und (langjährigen) Geschäftsleitungs-Mitgliedern, die eher traditionelle Präsentationsformen bevorzugen.

Welche Wirkung und Auswirkungen erwarten Sie von Ihrer Veranstaltung?

Vom informellen Seminar mit zehn Teilnehmenden, welche in einfachen Räumen stattfinden, bis hin zum internationalen Kongress, der mehrere Tage dauert und eine aufwändige Organisation mit Hotelzimmerbuchungen für hunderte von Teilnehmenden beinhaltet, muss Ihr Event einen guten Grund für so viel organisatorischen Aufwand und einem beträchtlichen Budget haben.

Das Budget und der Aufwand für die Planung des Events muss Sinn für alle machen und soll vor allem die Investitionen rechtfertigen. Die Organisation eines Geschäftsevents fliesst in die langfristige Strategie ein, wobei es zu beachten gilt, dass der ROI oft sehr schwer messbar ist. Dies will jedoch nicht heissen, dass man die Überlegungen für gewinnversprechende Aspekte zur Seite schiebt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, so umfassend wie möglich alle positiven und zu erwartenden Auswirkungen schriftlich festzuhalten.

Einige Beispiele zum Thema positiver Auswirkungen:

• Erwerb von neuen Kompetenzen > Produktivitätserhöhung der Mitarbeitenden
• Schulung für ein neues Produkt bzw. eine neue Dienstleistung > Erhöhung des Umsatzes des Verkaufsteams
• Öffentliche Konferenz > Erhöhung des Bekanntheitsgrades und der Kompetenz Ihres Unternehmens
• Produkte Launch > Erhöhung der Erstverkäufe
• Team Building > Motivation und eine bessere interne Zusammenarbeit der Mitarbeitenden sowie Identifikation mit dem Unternehmen

Dasselbe Prinzip kann auch für Vereins- oder Verbandsmitglieder angewendet werden, egal welche Ziele der Event verfolgt. Es geht dabei nicht um ein Beziffern des Gewinns, sondern vielmehr um die Fragen rund um konkrete Auswirkungen, welche nach der Veranstaltung erwartet werden können (Erhöhung der Verkaufszahlen, der Produktivität, der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit, etc.).

Die Überlegungen, die Sie in Ihrem Konzept festhalten, beinhalten folgende Punkte:

• Die zu erwartende Wirkung und die positiven Auswirkungen der Veranstaltung
• Informations- und Schulungszielsetzungen
• Soziale Zielsetzungen
• Erwartungen der Teilnehmenden

Ihr Konzept kann auch zur Begründung des Veranstaltungsbudgets beigezogen werden.

Den idealen Ort für Ihr Seminar suchen

Die Ziele, die Kernbotschaft und der Rahmen sind gesetzt, nun geht es los mit der Umsetzung. Zuerst den passenden Ort bestimmen – eine Alphütte, ein Konferenzraum im Barockstil, ein gemütliches Seminarhotel, ein Museum, eine Industriebrache, ein Kongresszentrum, See, Stadt, Berge, Rahmenprogramm – all diese Ideen sind mit den wesentlichen Aspekten der Machbarkeit und den damit ausgelösten Kosten verbunden.

Ort der Veranstaltung

Die geografische Lage ist zwangsläufig mit der Transportfrage verbunden. Zuerst sind diese zwei Varianten zu beurteilen:

• Die Teilnehmer reisen individuell mit dem Zug oder dem Auto zum Veranstaltungsort.
• Die Teilnehmer (oder ein Teil davon) werden am Flughafen oder am nächstgelegenen Bahnhof abgeholt.

Die zweite Variante wird zusätzlich das Budget belasten. Liegt der Ort weit weg von allen öffentlichen Transportmitteln? Welche Transportleistungen sind notwendig? Sollten ein Shuttleservice oder Taxis organisiert werden? Neben der Kostenfrage ist auch die Reisedauer für die Teilnehmer abzuwägen, steht sie in einem vernünftigen Verhältnis zur Dauer, dem Rahmen oder den Zielen des Seminars?

Infrastrukturbedarf und Logistik

Neben der geografischen Lage gilt es zu überlegen, welcher Infrastrukturbedarf für Ihr Projekt besteht. Beispielsweise kann ein halbtägiges Seminar wohl im Saal eines Restaurants stattfinden, welches eine minimale Ausrüstung (Tische, Stühle und Beamer) bietet. Ein mehrtägiges Seminar wird einfacher in einem geeigneten Seminarhotel mit Konferenzräumen, Unterkunft und Verpflegung organisiert. Das Hotel wird sich um alle logistischen Aspekte kümmern. Das Personal und die technische Ausrüstung sind bereits vorhanden. Meistens werden Seminarpauschalen angeboten, oder Sie verlangen eine massgeschneiderte Lösung. Sie fahren am besten, wenn Sie ein bis zwei Offerten einholen, zumindest um einen Kosten-/Leistungsvergleich sowie allfällige Argumente zu erhalten, falls Sie dies der Geschäftsleitung unterbreiten müssen.

Ein Event, der in einem besonderen Rahmen wie in einem Schloss oder einem Museum organisiert wird, kann die wesentliche Originalität Ihrer Veranstaltung liefern. Die zusätzlichen Kosten, welche beispielsweise durch einen Catering-Service an einem Ort ohne Infrastruktur (z.B. Zelt) entstehen, sind genau zu ermitteln. Oder nehmen Sie einfach, je nach Zielgruppe, Getränke und belegte Brötchen selber mit!

Gastronomie

In den nachfolgenden Punkten stellen wir Ihnen die sechs häufigsten Anlassformen vor, die sich je nach Anlassart und Anzahl Teilnehmer eignen.

Der Aperitif

Wir sprechen hier von einem Aperitif nach einem Vortrag oder vor einem Essen. Er beinhaltet in der Regel je ein Weiss und Rotwein, Fruchtsaft, Mineralwasser und eventuell Bier, begleitet von Salzgebäck. An Stelle von Weisswein kann je nach Budget und Bedeutung des Events auch Champagner serviert werden. In jedem Fall benachteiligen Sie nicht die Teilnehmer welche kein Alkohol trinken mit einem billigen Fruchtsaft aus dem Karton, hier ist frisch gepresster Orangesaft angesagt!

Cocktail oder Aperitif riche

Für den Cocktail gelten die gleichen generellen Richtlinien wie für den Aperitif. Im Unterschied zu diesem, werden bei einem Apéritif riche zusätzlich warme und kalte Speisen, vorzugsweise an einem Buffet präsentiert. 6 bis 10 kleine Einheiten pro Gast entsprechen einer üblichen Menge und können eine kleinere Mahlzeit ersetzen. Nach Beginn des Cocktails sollen kleinere Platten vom zirkulierenden Servicepersonal angeboten werden, damit sich nicht jedermann ständig zum Buffet vorkämpfen muss.

Die Hauptmahlzeit

Der Wirt oder Caterer bietet in der Regel ein 3-Gang Menu aus der regionalen Küche an (Vorspeise, Hauptgang, Dessert), sowie eine vegetarische, ja sogar vegane Version. Die Mahlzeiten werden beispielsweise am Tisch serviert und ermöglichen das Entdecken der lokalen gastronomischen Spezialitäten (siehe die renommierten Spezialitäten aus der Region Fribourg). In einem Seminarhotel ist diese Leistung Bestandteil der Seminarpauschale.

Bankett

Ein Bankett wird eher angeboten um ein besonderes Ereignis zu begehen. Mehrere Gänge werden in einem gepflegten Rahmen serviert. Dekor, Blumen, Unterhaltung und gedruckte Menukarten auf dem Tisch sind Teil des Budgets. Die Variante mit einem Buffet ermöglicht idealerweise den Austausch zwischen den Gästen welche sich dort bedienen und treffen. Ein Buffet, ob kalt oder warm, dauert immer länger als ein am Tisch serviertes Essen. Der Zeitbedarf ist um 20 bis 40 Prozent höher, je nach Anzahl Buffetstationen welche die Raumverhältnisse zulassen.

Stehlunch

Diese Art verkürzt die Pause und ermöglicht Bewegung und Networking unter den Gästen in einer entspannten und angenehmen Weise. Bei einer grösseren Personenzahl empfehlen wir eine Aufteilung der Angebote auf verschiedene Stationen. Die Gäste zirkulieren untereinander und bleiben beim einen oder anderen Tisch stehen um einige Worte zu wechseln und gehen dann weiter zum nächsten Grüppchen am Stehtisch. Wichtig ist dabei, dass genügend Stehtische und Ablageflächen für Teller und Gläser vorhanden sind.

Persönlicher Tipp

Die clevere Lösung mit dem Teller und einem Clip für das Glas vereinfacht die Bedienung und vermeidet, dass Gläser überall vergessen werden. Unser Geheimtipp: Die Serviette wird zwischen den kleinen Finger und den Ringfinger geklemmt und der Teller oder das Glas (oder beides) halten Sie mit dem Zeigefinger und dem Daumen. Somit wird Ihre rechte Hand frei für eine „fettfreie“ Begrüssung, nachdem Sie Ihre Hand schnell mit der Serviette abgewischt haben.

Flying Dinner

Diese Variante kann als Stehlunch oder sitzend serviert werden. Diese Version bringt mehr Klasse, die feinen Gerichte werden direkt den Gästen angeboten und diese werden ständig durch andere servierten Delikatessen überrascht. Um hungrige Blicke auf leere Platten zu vermeiden, sollte die Regel „1 Servicepersonal pro 10 Gäste“ unbedingt beachtet werden.

Budget für eine besondere Eventlocation

Die bereits erwähnten Verpflegungsarten können in einer Halle, einem Schloss, einer Alphütte, einer ehemaligen Fabrik oder in einem Zelt angeboten werden. Die fast unendlichen Möglichkeiten sind praktisch nur durch das Budget beschränkt. Infrastruktur und Logistik beeinflussen die Kosten erheblich. Strom, Wasser, Eventtechnik, mobile Küche, Kühlschrank, Tische, Stühle, Geschirr, Dekoration und Personal sind alles nicht zu unterschätzende Kostenfaktoren. Der Preis eines Flying Dinners in einem extra für Sie ausgehauenen Eispalast im Aletschgletscher wird Ihr Kostendach um ein vielfaches überschreiten. Spass bei Seite, es heisst nur, dass der grösste Teil der Kosten durch die Infrastruktur beeinflusst wird. Würden wir hier ein konkretes Beispiel nennen, kommt ein feines 3-Gang Menu, das in einem Restaurant 60 Franken kostet, in einem gemütlichen Zelt auf gegen 300 Franken pro Person zu stehen.

Der Auf- und Abbau, die Einrichtung mit Mobiliar und Technik, die Entsorgung der Abfälle etc. erweisen sich viel komplexer in einem exotischen oder schwer erreichbaren Ort. Wichtig sind auch Aspekte der Sicherheit die ein Eventbudget belasten können.

Wie wähle ich die Unterkunft aus?

Wenn Ihre Veranstaltung mehrere Tage dauert, ist die Wahl der Unterkunft entscheidend und wird in gewisser Weise „tonangebend“ für Ihr Seminars sein. Bei der klassischen Wahl eines Hotels haben Sie einen geringen Aufwand für die Organisation Ihres Seminars. Der Standard und die Kategorie des gewählten Hotels muss jedoch mit der Botschaft die Sie vermitteln möchten übereinstimmen und sollte nach den Vorlieben Ihrer Teilnehmer oder Ihrer Zielgruppe ausgesucht werden. Dabei gilt es auch zu beachten, welches Image Sie damit vermitteln möchten. Wollen Sie, dass die Teilnehmer am Abend zusammen bleiben, dann wählen Sie mit Vorteil ein abgelegenes Hotel auf dem Land oder in den Bergen. Somit vermeiden Sie, dass sich die Gäste in den zahlreichen Bars einer Stadt vergnügen.

Vollpension oder Halbpension?

In einem Hotel in den Bergen und ausserhalb der grossen Zentren ist eine Vollpension vorzuziehen. Haben Sie sich für ein Hotel in der Stadt entschieden, bieten sich in der Regel zahlreiche Möglichkeiten zur Abwechslung einmal auswärts zu essen, was von vielen Teilnehmern geschätzt wird. Beachten Sie auch hier Ihre Ziele und Botschaften die Sie vermitteln möchten.

Einzelzimmer oder Doppelzimmer?

Einige Hotels bieten Doppelzimmer zur Einzelnutzung zum gleichen Preis wie ein Einzelzimmer. Eine erhebliche Einsparung kann erreicht werden, wenn das Doppelzimmer mit zwei Personen belegt wird, sofern die Betten getrennt sind (zwei Einzelbetten). Hier gilt jedoch klar abzuwägen, welchen Teilnehmerkreis Sie vor sich haben (Mitarbeitende, Geschäftsleitung, Kader, externe Gäste etc.).

Und das Erlebnis?

Fassen Sie bei der Planung des Seminars auch eine Freizeitaktivität ins Auge. Sei es zwischen dem Abschluss des Seminars und dem Abendessen, einer grossen Pause zwischendurch oder als Auftakt zum Seminar. Zum Beispiel eine Stadtrundfahrt oder ein Stadtrundgang, eine Aktivität, ein Spiel oder ein Aperitif an einem speziellen Ort bringt oftmals eine willkommene Abwechslung an Ihrem Anlass. Sie finden auf dieser Seiteeine Auswahl von Ideen und Aktivitäten im Kanton Freiburg. Für Outdoor-Teambuilding-Aktivitäten wählen Sie Leistungsträger, die eine passende Ausrüstung für schlechtes Wetter anbieten.

Eine Alternative wäre einige Stunden frei zu geben, um sich individuell zu beschäftigen oder zu erholen. Zum Beispiel ein Moment im Wellnessbereich des Hotels, Jogging am Seeufer, Spaziergang im Wald, oder einfach nur eine Billard-Runde.

Sprachen und Übersetzungen

Falls Ihr Seminar in mehreren Sprachen abgehalten wird, seien es die Referate oder Diskussionen, dann ist es von Vorteil, sich genauestens mit Übersetzungs-Lösungen zu befassen. Natürlich hängt dies wieder von der Art des Seminars, der Teilnehmerstruktur und des zur Verfügung stehenden Budgets ab.

Simultanübersetzungen in Kabinen

Für eine internationale Konferenz oder eventuell sogar für ein nationales Seminar mit einem mehrsprachigen Publikum und Präsentationen in verschiedenen Sprachen, bei welchen die Wissensvermittlung im Vordergrund steht und es das Budget zulässt, sollte ein professioneller Übersetzungsservice geplant werden. Natürlich verlangt diese Lösung, dass der Konferenzort mit einer oder mehreren schalldichten Kabinen ausgestattet werden kann um die Simultanübersetzung zu ermöglichen. Die Teilnehmer werden mit einem Kopfhörer und Empfangsgerät mit mehreren Sprachkanälen ausgestattet, welche ihnen das Verfolgen der Konferenz in ihrer gewählten Sprache erlaubt.

Falls Sie selbst in diesem Bereich über wenig oder keine Erfahrung verfügen, empfehlen wir Ihnen ein auf Eventmanagement spezialisiertes Unternehmen anzufragen, das Sie nicht nur im Technischen unterstützt sondern sie auch in der Organisation Ihres Seminars beraten kann. Es ist beispielsweise sehr wichtig, dass die Redner früh genug ihren Text oder ihr Dokument abgeben, damit sich die Dolmetscher für die Übersetzung vorbereiten, den Kontext verstehen und technische oder spezialisierte Redewendungen abklären können. Falls die Konferenzen technischer oder wissenschaftlicher Natur sind, dann richtet sich der Fokus auf die Spezialisierung der Dolmetscher, damit böse Überraschungen möglichst ausgeschlossen werden können.

Simultanübersetzungen sind kognitiv aufwändig für den Dolmetscher. Er muss pausenlos die Rede mitverfolgen und zugleich klare Übersetzungen von Sachen liefern, welche zwei bis drei Sekunden vorher ausgesprochen wurden. Dolmetscher arbeiten normalerweise in einem Turnus von 20 bis 30 Minuten, was ihnen ermöglicht, die Wahrnehmung setzen zu lassen und effektiver zu arbeiten. Diese Qualitätsübersetzungen für hohe Ansprüche verdoppeln die Anzahl der Dolmetscher, erlauben jedoch ein gestaffelte Arbeiten (sollte es das Budget zulassen). Es ist zudem ein hohes Risiko, sich bei einer wichtigen Konferenz mit breitem Publikum auf einen einzigen Dolmetscher pro Sprache zu konzentrieren. Es könnte gut sein, dass dieser genau am Tag Ihrer Veranstaltung unerwartet ausfällt. Einen Ersatz dann innerhalb von 24 Stunden zu finden ist eine Nerven aufreibende und mühsame Übung.

Konsekutivübersetzungen

Die Konsekutivübersetzung ist eine Alternative, welche Anwendung findet, wenn nur in eine weitere Sprache übersetzt werden soll und es der Kontext und die Zeit erlauben. Es ist zu beachten, dass die Präsentationszeit im Vergleich zur Simultanübersetzung beinahe verdoppelt wird.

Bezüglich der Infrastruktur sind Konsekutivübersetzungen viel einfacher zu organisieren, denn es genügt zwei Mikrofone zur Verfügung zu stellen und den Übersetzer neben den Redner zu platzieren. Die Konsekutivübersetzung ist auch kognitiv weniger anstrengend für den Interpreten, jedoch ist er ständig entweder mit Zuhören oder mit den Übersetzungen beschäftigt; der Redner hingegen darf sich Pausen oder Überlegungen während den Übersetzungen gönnen. Bei längeren Seminaren müssen dem Interpreten Pausen eingeräumt werden oder man beauftragt zwei Übersetzer. Einmal mehr beeinflussen das Ausmass und die Art der Veranstaltung den Lösungsweg. Es muss gewährleistet sein, dass sich eine Person (entweder intern oder extern) um diesen Punt kümmert.

Die Lösung „Parlament in Bern“

Wenn es sich um Seminare handelt, die beispielsweise gemeinsam von Mitarbeitenden aus der Deutschschweiz und Romands besucht werden, kann nach der Tradition des Parlaments in Bern gehandelt werden. Sie besagt, dass sich jeder Teilnehmer in seiner Muttersprache ausdrücken darf, dies bei Präsentationen, Reden, Fragen und Antworten. Diese Lösung kann natürlich auch für Unternehmen, in denen Mehrsprachigkeit kultiviert wird, angewendet werden. In diesem Fall ist es hilfreich, wenn visuelles oder schriftliches Material vorgängig in die andere Sprache übersetzt wird, damit der Redner in seiner Muttersprache sich ausdrücken kann und gleichzeitig die Informationen in der anderen Sprache ersichtlich sind. Eine übersetzte Präsentationszusammenfassung erlaubt jedem Teilnehmenden, dass er schnell und präzise über die abgegeben Informationen in Kenntnis gesetzt wird.

Empfangspersonal und Sprachkenntnisse

Von Bedeutung sind letztlich auch die Sprachkenntnisse des Empfangspersonals am Veranstaltungsort. Beispielsweise kann der zweisprachige Kanton Freiburg eine echte sprachliche und kulturelle Brückezwischen der Deutsch- und Westschweiz schlagen und die Organisation von zweisprachigen (deutsch und französisch) Events perfekt unterstützen.

Technische Infrastruktur

Die technische Infrastruktur, die Sie benötigen, um Ihr Seminar zu organisieren, ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Ortes bzw. der Lokalität. Die Anzahl Teilnehmer und die Art der Veranstaltung (Vorträge, Podiumsdiskussion oder Austausch) sind matchentscheidend für Ihr Budget.

Raumaufteilung

Ein klassisches Seminar findet in der Regel im Plenum in einem Raum mit U-Form oder Seminar/Schule-Bestuhlung statt. Für Gruppenarbeiten bestehen allenfalls separate Räume. Für eine Präsentation, eine Konferenz oder eine Versammlung werden die Stühle im Konzert- oder Theatermodus (in Reihen) platziert. Für ein Arbeitstreffen oder einen Kongress können die Stühle ggf. mit einer aufklappbaren Ablagefläche ausgestattet werden. Die Variante mit Halbtischen ermöglicht den Teilnehmern mit Laptop und Dokumenten bequem zu arbeiten und bedarf weniger Platz als an normalen Tischen.

Technik und Beschallung

In Bezug auf das Budget ist es wichtig zu wissen, was in der Miete des Raumes oder der Infrastruktur enthalten ist und was zusätzlich berechnet wird. Im Allgemeinen sind ein Beamer mit Leinwand oder Bildschirm sowie die Beschallung Teil der Grundausstattung der Konferenz-/Seminarräume. Anderseits werden ein Podium und Mikrofon in der Regel separat in Rechnung gestellt.

Es ist auch entscheidend, die Rolle zu bestimmen, die Ihr Dienstleistungsanbieter während Ihrer Veranstaltung spielen soll. Brauchen Sie seine Hilfe, um die gesamte Veranstaltung zu bewältigen, um die katastrophale, aber leider dennoch häufige Situation zu vermeiden, dass die Teilnehmer warten müssen, weil der Laptop eines Ihrer Moderatoren nicht funktioniert oder dass die Datei nicht lesbar ist. Wenn ein Techniker vor Ort ist, kann er Sie aus einer schwierigen Situation herausholen. Diese Wahl hängt natürlich von Ihren eigenen Fähigkeiten ab, um die Technik zu managen.

Unterhaltung

Galaabend, gemütliches Essen? Schaffen Sie das passende Ambiente und ziehen Sie Profis bei die Ihrem Anlass einen angenehmen und unterhaltsamen Touch verleihen. Komiker, Zauberer, Künstler oder Musiker, in allen Fällen ist eine persönliche Beratung unerlässlich um die richtige Wahl zu treffen, die auch von der erforderlichen technischen Ausstattung abhängt (Licht, Ton, Spezialeffekte).

Achten Sie auch auf die Sprache Ihrer Teilnehmer. Ein Komiker wird nicht die ganze Versammlung zum Lachen bringen, wenn ein Teil des Publikums es nicht versteht! In diesem Fall suchen Sie besser in Richtung Pantomime, Magier oder Akrobatik. Bei musikalischen Darbietungen sollten Sie den Rahmen der Veranstaltung beachten. Wenn es Ihnen wichtig ist, dass Ihre Gäste sich angenehm unterhalten können, sollte die Musik eher dezent im Hintergrund spielen. Ist mehr Stimmung gefragt, kann einen separaten Raum reserviert werden für diejenigen Gäste die es mögen. Alle diese Entscheidungen haben Auswirkungen auf die Stimmung Ihrer Veranstaltung, aber auch auf Ihr Budget.

Fotos und Videos

Die positive Erinnerung an ein Seminar oder eine Generalversammlung hängt nicht nur davon ab, ob die Höhepunkte der Veranstaltung im Gedächtnis hängen bleiben, sondern auch die Botschaft des Events. Fotos und Videos können nicht nur genutzt werden um Emotionen und den menschlichen Aspekt des Ereignisses zu teilen, sondern auch die während des Events vermittelten Informationen. Beispielsweise kann eine Zusammenfassung mit Bildern und Video auf der Website des Veranstalters für die Teilnehmer und ein breites Publikum veröffentlicht werden. In den Vereinigten Staaten ist es ziemlich trendy Tickets zu verkaufen, um live eine Veranstaltung über Web-Streaming-Video mitzuerleben.

Der Einbezug von Fachleuten wird einen erheblichen Einfluss auf die Qualität des visuellen Materials haben. Dies ist eine Frage, die im Voraus geplant und im Hinblick auf den Informationszweck und die sozialen Ziele des Seminars geklärt werden muss. Es hängt vom Budget ab, das in Bezug auf diese Ziele investiert werden kann. Ein professioneller Fotograf kann in der Regel alleine eine Veranstaltung abdecken, es sei denn, es ist eine besondere Beleuchtung erforderlich. Allerdings erfordert die Aufnahme von Videos in der Regel ein kleines Team, um die Installation von Kameras zu ermöglichen und die Tonaufnahmen einzustellen (z.B. um Konferenzen aufzunehmen). Ein Seminar kann auch der Anlass sein, einen Kurz-Dokumentarfilm über das Unternehmen oder zum Thema der Veranstaltung zu erstellen und dabei die Statements und Inputs der Teilnehmer in Form von Kurz-Interviews zu nutzen.

Kommunikation und Werbung für Ihren Event

Sie sind jetzt mit der Umsetzung beschäftigt. Sei es für einen internen oder externen Event, die Kommunikation soll die Erwartungen des Zielpublikums wahrnehmen und auch den Nutzen bzw. Mehrwert für die Teilnehmern aufzeigen.

Einladungsformen

Je nach Art und Bedeutung des Events, müssen die anvisierten Teilnehmer auf unterschiedliche Weise eingeladen werden.

High-class-/VIP- Event: Es ist üblich, hier eine schriftliche Einladung mit Antwortkarte zu senden. Bedenken Sie dabei, den Aufwand für Gestaltung, Druck und Distribution zu budgetieren.

Internes Seminar: Einladung und Programm werden in elektronischer Form versandt. Die Anmeldung kann über den Kalender, ein e-Anmeldeformular oder doodle erfolgen.

Externer Anlass: Das Programm wird elektronisch versandt, am besten mit einem E-Anmeldeformular, angepasst auf Ihren Event. Hier ist die Veröffentlichung über die professionellen Netzwerke wie Xing oder LinkedIN unbedingt einzuplanen.

Abhängig von Teilnehmerzahl, planen Sie Namensschilder oder Badges sowie eine Teilnehmerliste die Sie den Teilnehmer abgeben können. Bei Hunderten von Teilnehmern raten wir Ihnen eine spezialisierte Agentur für das Teilnehmermanagement zu beauftragen.

Schlusswort

Diese Übersicht über die verschiedenen zu berücksichtigenden Aspekte einer Budgetplanung gibt Ihnen den Schlüssel in die Hand, Ihre Anfragen an die verschiedenen Dienstleister optimal zu formulieren und den Inhalt der Offerten zu verstehen.

Die verschiedenen Punkte, die wir ausführlich in diesem Artikel dargestellt haben, sollen Ihnen ermöglichen die für Sie richtigen Mittel zu wählen.

Fribourg Meeting bietet Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice, der Ihnen hilft, Ihre Bedürfnisse zu beurteilen, Ihre Fragen zu beantworten und Sie bei der Entwicklung Ihres Projektes zu beraten. Kontaktieren Sie uns einfach und wir können ein Gespräch vereinbaren um etwas mehr über Ihr Projekt zu erfahren.

Für einen Firmenanlass oder ein Seminar bietet der Kanton Fribourg viele Vorteile, u.a. die attraktiven Preise, welche deutlich tiefer sind als in den grossen Schweizer Stadtzentren. Zur Attraktivität gehören auch die Zweisprachigkeit und zahlreiche touristische Aktivitäten in einem gemütlichen Rahmen.

Die nachstehende Checkliste zum Herunterladen listet kurz die verschiedenen Punkte auf, die wir im Detail in diesem Artikel behandelt haben und dient als Leitfaden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Checkliste Budget Seminar und Event