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Évaluer le budget de votre séminaire d’entreprise

par Team Fribourg Meeting | 2 octobre 2017
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Les circonstances, votre directeur ou l'invincible et indiscutable volonté d’un comité inter managérial et de sa nouvelle politique d’optimisation de la formation continue vous ont destiné à organiser un séminaire d’entreprise. Bien entendu, l’évènement en question doit avoir un impact bénéfique à long terme sur les compétences et l'enthousiasme des collaborateurs ou partenaires concernés, et tout cela dans un budget clairement circonscrit.

Comment s’y prendre pour organiser un évènement d’entreprise? Quelles sont les premières questions à se poser? Combien d’offres demander et comment les interpréter? Que ce soit pour un séminaire de 15 personnes ou une grande assemblée avec banquet, quels sont les aspects à intégrer dès le début de la planification afin d’éviter des problèmes de logistique, des surprises déplaisantes en termes de prestations ou l’explosion du budget?

Telles sont les questions que cet article aborde dans l’espoir de vous faciliter la tâche en explorant et analysant les éléments essentiels dont il faut tenir compte et leur impact budgétaire. En fin d’article, vous trouverez une check-list qui récapitule en un coup d’œil les différentes tâches pour réussir votre évènement.

Les objectifs stratégiques

Pas de recette miracle dans cet article, mais des pistes à explorer. Avant de sortir sa calculette on planche d’abord sur les buts de l’évènement.

Clarifier les objectifs du séminaire

Prenons l’exemple le plus courant: l’organisation d’un séminaire ou d’une présentation commerciale. Sans aucun doute, au moment où l’organisation vous a été confiée, les buts du séminaire et la façon de le mettre en place vous semblaient limpides. Assis à votre bureau, à l’heure de commencer à conceptualiser concrètement les premières étapes de l’organisation détaillée du séminaire, les choses se complexifient. En effet, il faut affronter une foule de questions concrètes: quel sera le programme exact, qui seront les orateurs, sur la base de quels critères choisir le lieu le plus adéquat, quelle infrastructure technique sera nécessaire? Et bien sûr, se pose la question du prix de chacun de ces aspects.

L’ensemble de ces questions dépend essentiellement des objectifs du séminaire que vous souhaitez organiser. Dans la plupart des cas, la meilleure chose à faire est d’élaborer un document écrit qui précisera tous les aspects dont il faut tenir compte pour organiser le séminaire et en quoi chaque aspect s’aligne et soutient les objectifs qui vous ont été donnés. Ce document une fois écrit — le but de cet article est de vous y aider — vous pourrez le faire valider ou vérifier par qui de droit et il vous servira de carte d’orientation pour l’ensemble de la planification de votre évènement.

But informatif du séminaire

Premièrement, il faut se poser la question du type d’informations que le séminaire doit transmettre. Est-ce un véritable séminaire de formation où les participants sont supposés acquérir des compétences spécifiques et éventuellement recevoir un certificat? Est-ce plutôt une conférence, dont le but est de faire connaître une thématique ou une nouvelle ligne de produit?

But relationnel du séminaire

Outre le but de formation ou d’information du séminaire, il faut aussi clarifier ses objectifs en termes humains: il peut s’agir de souder une nouvelle équipe de collaborateurs ou au contraire d’amener un peu d’air frais et de détente dans une équipe plus ancienne dont les relations souffrent immanquablement des affres de la pression du travail quotidien. Il peut s’agir d’établir une relation à long terme avec de nouveaux partenaires de business dans un contexte convivial, tout en leur montrant l’exceptionnel standing de votre propre organisation. La terminologie abonde pour qualifier les méthodes ou approches permettant d’atteindre ces objectifs: team building, sortie d’entreprise, incentive, etc.

Qui sont les participants

De manière générale, il peut y avoir deux cas de figure: (1) le nombre et l’identité des participants sont connus. (2) L’évènement fonctionne essentiellement par invitation sans connaître la disponibilité de chacun ou encore l’évènement a une portée publique et le nombre de participants peut être très variable. La démarche de marketing pour faire connaître votre séminaire jouera alors un rôle capital dans votre réflexion.

(1) Dans le premier cas où les participants sont connus d’avance, il est crucial d’explorer leurs attentes afin de planifier l’évènement de façon à ne pas faire violence à leurs habitudes, et à les convaincre de participer pleinement au programme en offrant, par exemple, un cadre idéal pour la rencontre ou en intercalant aux parties plus sérieuses de la formation, des activités plus récréatives.

(2) Si ce sont les participants qui décident librement de venir à l’évènement, il est très important d’établir un profil type des participants que l’on cherche à inviter, afin de tenir compte des préférences et habitudes de ce groupe-cible lors de l’élaboration du programme et du choix du contexte physique de l’évènement.

Dans tous les cas, vous avez un public cible et il est capital d’en tenir compte pour tous les aspects qui vont être présentés ci-dessous. La nature des participants, leurs rôles (managers, clients, collaborateurs, membres de votre association, etc.) auront un impact sur une série de choix qui toucheront l’ensemble de l’organisation de votre séminaire et également son budget. Afin de convaincre des partenaires de business, vous allez peut-être vouloir investir un budget plus important pour leur donner le meilleur contexte possible dans un hôtel de prestige. Si le séminaire s’adresse à de jeunes entrepreneurs, l’installation technique et le type d’interactions dans la communication revêtiront sans doute un caractère très différent de ce qu’ils pourront être dans le cas de membres riches en expérience (et en années) d’un conseil d’administration qui préféreront des modes de présentation plus traditionnels.

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Quel est le retour sur investissement attendu?

Du séminaire informel avec dix participants dans une salle simple au congrès international de plusieurs jours impliquant la réservation de chambres d’hôtel pour des centaines de personnes, votre évènement doit avoir une raison d’être qui justifie les coûts et l’effort d’organisation qu’il engendrera.

Le budget et l’effort pour planifier l’évènement doivent être pensés de manière à permettre un retour sur investissement qui fasse sens pour tout le monde. De manière générale, l’organisation de séminaires d’entreprise s’inscrit dans une stratégie à long terme dont la rentabilité ne saurait être facilement chiffrée. Cela ne veut pas dire que les aspects bénéfiques qui doivent en découler ne peuvent pas être pensés en profondeur. Nous vous recommandons de mettre par écrit, de la manière la plus complète possible, les effets positifs attendus.

Quelques exemples de retours sur investissement possibles:

  • Acquisition de nouvelles compétences → meilleure productivité des collaborateurs

  • Formation sur un nouveau produit → augmentation du taux de vente de l’équipe commerciale

  • Conférence grand public → renforcement de la réputation d’expertise de votre organisation

  • Product launch → augmentation des ventes initiales

  • Team building → motivation et identification du personnel à l’entreprise, entraînant une meilleure collaboration interne

La réflexion sur le retour sur investissement peut aussi s’appliquer aux membres d’une association ou corporation quel que soit le but de l'évènement. L'idée n’est pas de chiffrer le gain attendu, mais de se poser la question des éléments concrets de retour que l’on peut attendre en prévoyant un suivi après l'évènement (augmentation des ventes ou de la productivité, meilleures relations au sein de l’équipe, plus de satisfaction du personnel ou des clients, des articles de presse donnant de la visibilité, etc.).

Cette réflexion sur vos objectifs en terme de retour sur investissement, le but informatif/formateur du séminaire, le but humain et la réflexion sur les attentes des participants vous permettra d’avoir un document écrit qui pourra être utilisé comme un véritable instrument de stratégie d’entreprise. Un tel document permet de justifier et argumenter le budget global nécessaire à l’organisation de l’évènement.

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Choisir le lieu de l’évènement

Une fois que les objectifs de votre évènement ont été clarifiés, il est temps trouver le lieu le plus adéquat pour son déroulement. Que votre choix se porte sur un restaurant traditionnel et sa salle de conférence aux somptueuses voûtes sculptées, sur une salle fonctionnelle simple, un musée, un pittoresque chalet de montagne, une usine flambant neuve, un centre de congrès ou encore le bord d’un lac, il impliquera une série de paramètres fondamentaux liés à l’atmosphère de votre évènement, aux contraintes techniques et aux possibilités d’activités annexes culturelles ou ludiques.

Situation géographique de l’évènement

La situation géographique/la localisation de l’évènement aura un impact majeur sur la question du transport. Vous aurez essentiellement deux possibilités:

(1) Les participants doivent se rendre eux-mêmes à l’évènement en train ou en voiture
(2) Les participants (ou une partie d’entre eux) seront pris en charge depuis un aéroport ou plus simplement la gare la plus proche.


Dans le deuxième (2) cas, il est important d’estimer assez tôt le budget nécessaire au transport des participants. En effet, un séminaire organisé dans un hôtel au cœur d’une ville facilement accessible, présentera l’avantage budgétaire d’éviter l’organisation de transports sur mesure, alors qu’ils seront nécessaires si votre séminaire se tient dans un village alpestre rarement desservi par les transports publics.

Les participants viendront-ils avec leur propre voiture? Faudra-il organiser un service de navette ou des taxis?

Outre la question du budget, celle de la distance et du temps que devront parcourir les participants depuis leur point de départ respectif doit également être pensée en rapport avec la durée du séminaire et avec l’influence que le contexte extérieur doit avoir sur les objectifs définis.

Type d’infrastructure et logistique

Outre la location géographique, l’autre question cruciale est celle du type d’infrastructure qui correspond le mieux à votre projet. Par exemple, un séminaire sur une demi-journée peut facilement s’organiser dans un restaurant qui possède une salle dédiée avec une infrastructure technique minimale (type tables, chaises et projecteur). Un séminaire plus long, en particulier s’il dure plus d’une journée sera plus facile à organiser dans un hôtel qui offrira une salle de conférence techniquement plus sophistiquée, ainsi que l’hébergement et les repas des participants. Dans les deux cas (restaurant ou hôtel), l’aspect logistique est infiniment simplifié dans la mesure où l’infrastructure que vous allez utiliser est faite pour prendre en charge tous les aspects dont vous avez besoin. En effet, l’équipement, la technique et le personnel sont sur place et votre prestataire pourra le plus souvent vous proposer un prix forfaitaire ou sur mesure, selon vos critères. C’est une bonne pratique, en particulier si la location et le concept du séminaire le permettent, de demander une ou deux offres alternatives; au minimum pour avoir un point de comparaison sur le plan du budget et pouvoir mieux comprendre la façon dont il est calculé. Cela peut être utile à l’interne dans la discussion avec votre direction par exemple.

Un évènement organisé dans un contexte plus particulier, comme un château ou un musée apportera peut-être la touche d’originalité essentielle à votre évènement, mais occasionnera des frais supplémentaires, comme par exemple, un service traiteur qui doit se déplacer dans un lieu qui n’est pas forcément aménagé pour organiser un repas. À moins qu’il soit possible que vous preniez vous-même une caisse d’eau minérale, des gobelets et quelques sandwiches (cela dépend de votre public cible)!

Restauration

Divers types de restauration sont possibles en fonction de la thématique de votre évènement. Vous trouverez ci-dessous une sélection des plus courants.

Apéritif

Composé d’un ou deux vins, de jus de fruits et d’eau minérale avec des amuse-bouches salés, un apéritif est toujours bienvenu pour clore une présentation ou au contraire pour ouvrir un banquet. Dans une version plus luxueuse, si vous servez un vin fin ou champagnisé, pensez également à commander des jus de fruits fraîchement pressés pour les invités qui ne boivent pas d’alcool. Vous éviterez le faux pas de ne proposer qu’un jus d’orange en brique pour les uns, alors que les autres savourent leur champagne!

Cocktail ou apéritif riche

Les indications concernant l’apéritif sont les mêmes à la différence que des petits fours et des bouchées chaudes et froides seront servies sur un buffet, avec passage des plateaux auprès des invités. Comptez 6 à 10 unités consommables par personne. À partir de 20 invités, il est conseillé de prévoir plusieurs stations de buffet ou d’organiser le passage des plats par le personnel de service.

Repas

Le restaurateur ou le traiteur vous proposera un choix de menus avec une entrée, un plat et un dessert avec variante de cuisine locale, végétarienne ou végane servi à la table. Cette solution permet aussi de découvrir des spécialités gastronomiques de la région (voir par exemple les inénarrables spécialités fribourgeoises). Dans le cas où le séminaire est organisé dans un hôtel, le repas fait généralement partie du forfait.

Banquet

Ce repas plus formel est composé de plusieurs plats servis à la place et dans un environnement soigné. Décoration, fleurs, animation et menus imprimés sur les tables sont à prévoir dans votre budget. Avec une version buffet, vous facilitez les échanges entre les convives qui sont debout et peuvent librement former des groupes de discussion. Par contre, l’expérience montre qu’il faut compter avec une durée de repas plus longue d’environ 20 à 40% par rapport à un service à la place.

Lunch debout

Cette formule a l’avantage du gain de temps tout en donnant aux participants l’occasion de bouger et de réseauter dans une ambiance plus décontractée favorisant les échanges informels. Une séparation chaud/froid/dessert/boissons ou une disposition en plusieurs postes rendra cette pause repas efficace et conviviale. Les convives peuvent rester debout et poser leurs assiettes et verres sur des tables hautes.

Excursus: une expérience personnelle

L’astucieuse assiette équipée d’un clip pour le verre permet de se servir plus commodément et évite d’oublier son verre à chaque buffet ou de ne plus savoir sur quelle table on l’a abandonné à son triste sort. Petit conseil pratique: coincer d’abord une serviette entre l’annulaire et le majeur de votre main gauche et tenir l’assiette ou le verre avec le pouce et l’index; votre main droite est libre pour saluer ou remplir votre assiette et la serviette est là pour éviter de graisser malencontreusement une chaleureuse poignée de main!

Flying dinner

Cette variante du lunch debout est une version plus chic qui permet de faire circuler des bouchées, verrines ou petites portions directement auprès des invités. Ceux-ci sauront apprécier l’effet de surprise créé par tous ces délices présentés à tour de rôle. Afin d'éviter les regards anxieux des affamés qui n’ont vu passer qu’un plateau vide, la règle “une personne de service pour 10 invités” est primordiale pour assurer la qualité de cette version plutôt haut de gamme. À noter que cette formule peut être également proposée pour un repas assis.

Budget particulier pour un lieu original

Les différentes formules de restauration évoquées précédemment peuvent être servies dans une halle, un château, un chalet d’alpage, une ancienne usine ou sous une tente. Les possibilités sont (presque) uniquement limitées par votre budget, car l’aspect de la mise en place d’une infrastructure particulière peut sensiblement faire monter l’addition. Électricité, eau, cuisine mobile, frigo, tables, chaises, vaisselle, décoration et personnel sont transportables et potentiellement mobiles, mais le prix d’un flying dinner servi en costard-cravate dans un palais de glace fraîchement taillé sur mesure dans le glacier d’Aletsch risque de multiplier par dix votre budget global. Sur un ton plus sérieux, il faut être conscient qu’un lieu inhabituel signifie souvent que la part essentielle de votre budget pour le repas sera absorbée par l’aspect logistique. Pour prendre un exemple concret (mais néanmoins approximatif), un bon menu à 3 plats dans un restaurant facturé environ 60 francs, pourrait coûter jusqu'à 300 francs par personne avec un service de traiteur sous tente dans un endroit original.

La gestion des déchets peut aussi s’avérer plus complexe dans des lieux exotiques ou difficiles d’accès. Pour l’organisation d’un séminaire ou évènement dans un lieu vraiment particulier, il est important de penser également à la question des sanitaires et de la sécurité.

Comment choisir l’hébergement

Si votre événement dure plusieurs jours, le choix de l’hébergement est crucial et donnera le ton de votre séminaire. Le lieu où les personnes vont rester pose le décor et aussi le standing ou le style de l’évènement. Si vous choisissez l’option classique de l’hôtel, dont les avantages sont nombreux en termes d’organisation et de gestion de l’ensemble de votre séminaire, il vous faudra trouver un équilibre entre le budget disponible et la qualité de l’expérience que vous souhaitez offrir aux participants. Le choix de l’établissement doit correspondre au message que vous voulez transmettre et doit être pensé en fonction des préférences de votre public cible.

Les aspects qui ont été discutés en début d’article liés aux buts humains de votre évènement jouent ici un rôle important. Si vous souhaitez que les participants passent du temps ensemble, un lieu isolé les encouragera naturellement à prendre une distance d’avec leur contexte habituel et évitera la dislocation des participants qui seraient tentés de sortir en ville le soir par petits groupes.

Demi-pension ou pension complète?

La pension complète est à privilégier dans un hôtel à la montagne ou éloigné des centres, alors qu’en ville, les participants profiteront plus volontiers de sortir prendre le repas du soir à l’extérieur. Cela dit, les deux options sont presque toujours disponibles et dépendent des buts de votre séminaire.

Chambre double ou individuelle?

Certains hôtels proposent des chambres doubles en utilisation individuelle pour le même prix qu’une chambre individuelle. Une économie substantielle peut être réalisée en plaçant les participants en chambre double à condition que les lits soit séparés (twin beds).

Et la récréation?

Pensez également à une activité récréative entre la fin du séminaire et le repas du soir. Par exemple, un tour de ville, la visite d’un site touristique ou un moment de détente à pied peuvent être bienvenus. Ou encore une activité plus ludique. Vous trouverez sur cette page une série d’activités sur le Canton de Fribourg qui pourraient vous donner des idées de ce qu’il est possible de faire. Pour une activité de team building à l’extérieur, donnez la préférence à des prestataires qui proposent des solutions en cas de mauvais temps.

L’autre alternative consiste à laisser des moments de liberté à vos invités et à leur proposer diverses activités à choix, comme par exemple un moment de détente au wellness, à la salle de sport ou dans les bains de la région, un jogging au bord du lac, un billard ou la télévision dans leur chambre! Concernant le wellness, privilégiez une utilisation individuelle des installations en évitant de donner rendez-vous à tout le monde en maillot de bain au bord de la piscine...

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Les langues et la traduction

Si votre séminaire intègre plusieurs langues, que cela soit dans les présentations des orateurs ou dans les discussions, il est important d’explorer soigneusement quelle est la solution de traduction la plus adaptée. Cela dépend bien entendu de la nature de l’évènement que vous organisez et, vous l’aurez deviné, du budget à disposition.

La traduction simultanée avec cabines

Pour une véritable conférence internationale ou même nationale mais résolument polyglotte, avec des présentations dans plusieurs langues et où l’aspect de transmission de l'information est central, il faut prévoir, dès le début de l'organisation de votre évènement, un service d’interprétariat professionnel. Cette solution nécessite également que le lieu d’accueil du séminaire soit ou puisse être aménagé avec une ou plusieurs cabines isolées phoniquement permettant la traduction simultanée. Les participants seront équipés de casques multicanaux avec lesquels ils pourront choisir la langue dans laquelle ils voudront écouter la conférence.

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Si vous n’avez pas d’expérience dans ce domaine, nous vous recommandons vivement de faire appel à un service professionnel expérimenté, qui vous aidera non seulement à mettre en place les choses au niveau technique, mais qui vous conseillera également sur la meilleure façon de préparer l’évènement. Par exemple, il est important de coordonner les choses pour que les orateurs donnent le texte ou matériel visuel de leur présentation à l’avance, afin que les interprètes puissent se préparer et mieux comprendre le contexte de ce qu’ils devront traduire et également se préparer par rapport aux particularités de la terminologie des présentations. Si le domaine des conférences est de nature technique ou scientifique, il faut faire appel à des interprètes spécialisés, pour éviter les mauvaises surprises.

L’interprétation simultanée est très contraignante cognitivement pour l’interprète (il doit suivre chaque seconde du discours qu’il traduit et au même moment exprimer clairement la traduction de ce qui était dit environ 2 à 3 secondes auparavant) et la norme est de travailler en tournus sur des périodes de 20 ou 30 minutes, ce qui a l’avantage de permettre aux interprètes de récupérer, mais qui signifie qu’il faut doubler le nombre d’interprètes pour mettre en place des relais. Pour une conférence importante avec une audience nombreuse, compter sur un seul interprète pour la traduction dans une langue cruciale pour la conférence est un risque important, s’il s’avérait à la dernière minute qu’il soit indisposé ou ne puisse pas être présent pour un cas de force majeure. Chercher un interprète spécialisé 24 heures avant une conférence est un exercice périlleux.

Traduction consécutive

La traduction consécutive est une alternative qui fonctionne très bien lorsqu’il ne faut traduire que dans une seule langue et dans un contexte où le timing le permet. En effet, si la traduction simultanée ne prolonge pas le temps des présentations, il faut compter que la traduction consécutive, de par sa nature, double le temps de présentation.

En termes d’infrastructures, les choses sont beaucoup plus faciles avec une traduction consécutive, puisqu’il suffit d’avoir deux micros et le traducteur n’a pas besoin de cabine, mais se tient simplement à côté du présentateur. La traduction consécutive est moins épuisante cognitivement pour le traducteur, pourtant ce dernier, contrairement à l’orateur (qui peut réfléchir pendant que l’interprète traduit), est occupé continuellement, soit à écouter, soit à parler pour traduire. Si le séminaire est long, il faut prévoir des pauses aussi pour le traducteur ou, alternativement, il faut prévoir deux traducteurs. C’est à nouveau l’ampleur et la nature de l’évènement qui détermineront quelle est la solution la plus appropriée. Il faut simplement s’assurer qu’une personne (interne à l’équipe d’organisation ou externe) qui a de l’expérience avec l’interprétariat soit impliquée dans la planification de ce point.

La solution du Parlement fédéral à Berne

Finalement, dans le cas de figure d’un séminaire organisé par une entreprise dont les collaborateurs viendraient de Suisse alémanique et de Suisse romande, la coutume du Parlement à Berne veut que chacun s’exprime ou présente dans sa langue et que les auditeurs puissent répondre ou poser des questions dans la leur. Si la culture d’entreprise est assez plurilingue pour permettre cette solution, c’est bien entendu la plus simple à adopter. Dans ce cas, cela peut être très utile de traduire à l'avance dans l'autre langue le matériel écrit ou visuel (type PowerPoint) pour que le présentateur puisse parler dans sa langue tout en projetant des phrases dans l’autre langue, ce qui aidera les personnes de l’autre langue de ne pas perdre le fil. Au minimum, un résumé des présentations traduit dans l’autre langue peut être utile, pour que tout le monde sache de quoi il était question.

Les langues et le personnel du lieu d’accueil

Un dernier aspect dont il faut tenir compte dans le choix du lieu est la capacité du personnel du lieu d’accueil (un hôtel par exemple) à recevoir et communiquer avec tous les participants dans une langue qu’ils comprennent. À ce propos, nous sommes convaincus qu’en Suisse, pour l’organisation de séminaires bilingues regroupant des germanophones et des francophones, le Canton de Fribourg, réellement bilingue, représente véritablement un pont linguistique et culturel. Le personnel des hôtels, musées, et autres structures d'accueil pourra communiquer avec vos participants dans les deux langues.

Infrastructure technique

L’infrastructure technique dont vous aurez besoin pour l’organisation de votre séminaire est un critère important dans le choix du lieu d’accueil. La taille de l’audience, le mode de fonctionnement de l’évènement (est-ce une communication essentiellement unidirectionnelle des conférenciers à un public ou plutôt un échange ouvert des participants soutenu par des brèves présentations introductives) auront une incidence sur l’infrastructure nécessaire.

Agencement de la salle

Un séminaire se déroule généralement dans une salle avec des tables en U ou en mode école avec des éventuels travaux de groupe dans des salles annexes.
Pour une présentation, une conférence ou une assemblée, les chaises sont placées en mode concert ou théâtre (en rangées). Pour une assemblée de travail ou un congrès, les chaises peuvent être équipées de tablettes pour permettre la prise de notes ou de demi-tables pour gagner de la place et proposer une solution plus confortable pour poser le portable et prendre des notes.

Technique et sonorisation

De manière générale, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire qui a déjà une expérience avérée pour organiser le type d’évènement que vous souhaitez réaliser. Non seulement, il pourra répondre tout de suite aux questions relatives à vos critères techniques, mais, il pourra aussi vous conseiller dans la façon de mettre en place certains détails concrets qui feront de votre séminaire une réussite.

En termes de budget, c’est important de bien se renseigner sur ce qui est compris dans la location de la salle ou de l’infrastructure et ce qui sera facturé en plus. De manière générale, un beamer, un écran et une sonorisation font partie de l’équipement de base d'une salle de conférence/séminaire. Par contre, un podium et les micros-cravates sont des articles généralement facturés séparément.

Il est également crucial de déterminer le rôle que jouera le service technique de votre prestataire durant votre évènement. Avez-vous besoin de son aide pour gérer l’ensemble de l’évènement pour éviter la catastrophique — mais néanmoins courante — situation de devoir faire attendre tout votre auditoire parce que vous découvrez que l’ordinateur de l’un de vos présentateurs ne supporte pas la connectique disponible ou qu’il vous a apporté un fichier illisible sur l’ordinateur officiel de la conférence? Si le technicien est sur place, il pourrait bien vous tirer d’une situation difficile. Ce choix dépendra bien entendu de vos compétences à l’interne pour gérer la technique.

Animation d’une soirée

Soirée de gala? Repas convivial? Créez une ambiance et faites appel à des professionnels qui apporteront une touche sympathique et divertissante à votre soirée. Comédiens, humoristes, magiciens, artistes, musiciens, dans tous les cas un conseil personnalisé est indispensable pour faire le bon choix qui dépendra également de l’équipement technique et de l’éclairage exigé par les artistes.

Quelle langue parlent les participants? Un humoriste ne fera pas rire toute l’assemblée si une partie de l’auditoire ne le comprend pas! Dans ce cas cherchez du côté de la pantomime, de la magie ou des acrobates. Pour la musique, selon les buts humains de votre évènement, elle ne devra pas couvrir les conversations, mais plutôt créer une ambiance propice au réseautage. Les décibels peuvent éventuellement être réservés à une salle séparée pour que chacun choisisse son ambiance. Toutes ces décisions auront une répercussion sur l’impact de votre évènement, mais aussi sur votre budget.

Photos et vidéo de l’évènement

Immortaliser un séminaire ou une assemblée générale peut avoir pour but non seulement de pouvoir se rappeler du temps fort de l’évènement, mais également de pouvoir communiquer de manière pertinente et concrète sur les activités de votre organisation. Il est plus facile que jamais d’exploiter dans une visée de marketing ou de partage à l’interne des photos ou des vidéos, mais cela implique d’avoir utilisé un matériel visuel de qualité.

Les photos et les vidéos en particulier peuvent être utilisées pour partager non seulement l’émotion et l’aspect humain de l’évènement, mais également l’information transmise durant le séminaire. Les conférences peuvent être mises à disposition sur le site web ou au contraire uniquement à certaines personnes avec un accès limité par mot de passe. Aux États-Unis, il est assez à la mode de vendre des billets à tarif réduit pour accéder à un congrès en direct ou en différé via le web par streaming vidéo.

Faire appel à un ou plusieurs professionnels aura un impact considérable sur la qualité du matériel visuel. C’est une question qu’il faut planifier à l’avance et explorer à la lumière du but d’information et du but humain du séminaire. Elle dépend du budget qu’il est possible d’investir par rapport à ces objectifs. Un photographe professionnel seul peut généralement couvrir un évènement, sauf s’il faut des éclairages particuliers. Par contre, le tournage de vidéos demande le plus souvent une petite équipe, pour permettre d’installer les caméras et régler la prise de son (pour enregistrer des conférences par exemple). Un séminaire peut aussi être l’occasion de faire un mini-documentaire sur l’entreprise ou sur le thème de l’évènement, en tirant parti des témoignages et inputs des participants sous forme de mini-interviews.

Communiquer et promouvoir l’évènement

Du point de vue des participants, la communication sur l’évènement est un point de départ. Pour vous, c’est déjà un accomplissement, puisque cela signifie que tout le concept a été mis en place et que les grandes lignes de l’organisation ont été tracées.

Promouvoir un évènement public ou communiquer aux collaborateurs internes les détails du séminaire auquel ils auront l’obligation de participer sont deux choses différentes. Pourtant, dans les deux cas, il est fondamental de réfléchir comment faire comprendre au mieux non seulement les intentions et les buts du séminaire, mais aussi sa valeur ajoutée pour les participants. Pour convaincre, il faut connaître l’autre et ses attentes.

Méthodes d’invitation

Le type d’évènement déterminera les canaux d’invitation les plus adéquats. À l’interne d’une entreprise, les choses peuvent être simples et passer par voie électronique ou orale. Si des personnes externes sont invitées, il faut se poser la question des moyens les plus appropriés.

Pour un évènement de haut standing, il convient d’adresser une invitation imprimée avec talon réponse. Alternativement, un programme envoyé par messagerie avec formulaire d’inscription électronique peut suffire. Une page web régulièrement mise à jour avec les détails de l’évènement est une façon efficace de communiquer et permet d’ajuster certains aspects en cours de route — ce qui n’est pas possible avec les invitations écrites. Mais ces dernières peuvent faire référence à la page web comme une source d’informations qui sera toujours tenue à jour.

La stratégie de marketing pour un évènement de caractère public doit certainement intégrer un effort sur les média sociaux et les réseaux professionnels en particulier (type LinkedIn et Xing).

Selon le nombre de participants, prévoyez la production à l’avance de badges ou nominettes de table à remettre aux participants à leur arrivée.

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Conclusions

Ce panorama des divers aspects à prendre en considération vous donne des clefs pour formuler vos demandes aux différents prestataires et comprendre le contenu des offres.

Les divers points que nous avons discutés en détail dans cet article sont des instruments de réflexion qui vous donnent des pistes pour mener à bien la réflexion nécessaire au succès de votre évènement.

Fribourg Meeting vous propose un service de consulting gratuit pour vous aider à évaluer vos besoins, répondre à vos questions et vous conseiller dans l’élaboration de votre projet. Il suffit de prendre contact et nous pourrons organiser un entretien pour discuter de votre projet plus en détail.

Fribourg Meeting vous propose un service gratuit et centralisé pour vous aider à trouver les meilleurs prestataires en fonction de vos besoins dans le Canton de Fribourg. Que vous souhaitiez des offres sur mesure ou que vous vouliez une seule offre à mettre en comparaison avec des offres que vous avez déjà en main, nous sommes là pour vous aider. Notre service de consulting pourra vous mettre en relation directe avec notre réseau de partenaires.

Pour un évènement ou un séminaire d’entreprise, le Canton de Fribourg présente de nombreux avantages, comme des prix substantiellement meilleurs marché que ceux proposés dans les grands centres urbains helvétiques, une maîtrise sans pareille du bilinguisme, ainsi qu’une riche offre d’activités touristiques dans un contexte pittoresque, traditionnel et chaleureux propice au succès de votre évènement.

Cette check-list à télécharger résume les divers points que nous avons traités en détail dans cet article et vous servira d’aide-mémoire.

Nous vous souhaitons plein succès!

Check-list budget séminaire et event


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