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Soirée d'entreprise

par Team Fribourg Meeting | 28 novembre 2017
Image Soirée d'entreprise

Conseils pratiques pour réussir votre soirée d’entreprise

Comme chaque année, de nombreuses entreprises et sociétés sont confrontées à la question de la soirée de fin d’année. C’est à votre tour d’organiser le repas de fin d’année de l’entreprise? Déjà fait? Bravo, vous pouvez vous détendre et vous réjouir de passer une bonne soirée! Et vous pourrez bientôt vous atteler à la préparation de la prochaine édition. Par contre, si la décision d’organiser une soirée vient de tomber, il est urgent de se mettre à la préparer sans délais.

L’organisation d’un tel évènement d’entreprise peut représenter un vrai parcours du combattant, mais vous laissera la grande satisfaction d’avoir su relever le défi. Dans la plupart des petites et moyennes entreprises ou associations, aucun professionnel chevronné n’est à disposition pour vous décharger et votre budget ne permet pas d’engager une agence spécialisée pour ce genre d’évènement. Vous vous reconnaissez? Alors c’est le moment de profiter de nos astuces et conseils pratiques pour planifier, concevoir et réaliser la soirée de fin d’année de votre entreprise.

Choisir la bonne date pour le repas d’entreprise de fin d’année

Le classique repas de Noël ou de fin d’année a lieu la plupart du temps … avant Noël, en novembre ou en décembre. Toutefois, si cette période est déjà surchargée tant sur le plan professionnel que privé, il n’est pas interdit de le reporter en janvier. D’ailleurs, cette période est de plus en plus prisée des entreprises qui profitent d’en faire un kick-off de la nouvelle année. Elle comporte l’avantage non négligeable d’offrir un plus grand choix et des prix plus légers qu’avant les Fêtes, où les salles à la mode sont prises d’assaut. Pour un grand nombre d’entreprises, le meilleur jour pour faire la fête est bien sûr le vendredi, car on peut faire la grasse matinée le lendemain. Toutefois, notez qu’un autre jour de semaine sera généralement plus avantageux pour les tarifs de location de salle et vous offrira des possibilités plus variées.

Cercle des participants

Le but de la soirée du personnel est d’exprimer la reconnaissance de la direction pour le travail accompli durant l’année, tout en profitant de cette occasion pour rebooster les équipes. La plupart du temps, tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices de l’entreprise sont invités en même temps, à l’exception des très grandes structures qui décentralisent par région ou par département. Et que faire des épouses ou simplement des partenaires des membres de votre équipe? Cela dépend de la culture de l’entreprise. La participation des compagnes ou compagnons de vie impacte non seulement le budget mais, qu’on le veuille ou non, il a une influence sur l’ambiance et la tonalité de votre évènement. Sans parler des enfants pour lesquels certaines entreprises organisent une fête de Noël particulière.

Budget

L’argent joue comme toujours un rôle crucial pour la soirée d’entreprise. Entre gaspiller de manière ostentatoire ou faire le radin, il y a de la marge, mais il est clair que le budget que vous y consacrez est le reflet de l’ambiance qui règne dans l’entreprise ou de l’image qu’elle veut donner à son personnel. Dans tous les cas, renseignez-vous sur l’enveloppe budgétaire avant de commencer les recherches. A moins d’aller fêter à la pizzeria du coin ou réquisitionner la cafétéria de l’entreprise, il faut compter un budget d’environ 80 à 150 francs par personne. Profitez de nos conseils sur l’établissement d’un budget en lisant l’article précédent de ce blog.

Le choix de la salle idéale

soirée d'entreprise Sortir du train-train quotidien en organisant le repas de fin d’année extra muros apportera une touche originale et bienvenue pour ce genre d’évènement d’entreprise. Les endroits originaux qui vous plongent tout de suite dans une ambiance particulière sont plus chers et souvent pris d’assaut comme la serre tropicale ou le chalet rustique placés au centre-ville lors du marché de Noël local. Par contre, certaines salles ou hôtels connus pour accueillir assemblées et congrès proposent également des ambiances spéciales pour les soirées d’entreprise. En outre, vous aurez l’avantage d’avoir une décoration de Noël déjà en place, ce qui sera un bénéfice non négligeable pour votre budget. Si vous voulez obtenir la salle idéale, il faudra vous y prendre en été, quand personne ne pense à Nöel, voire parfois une année à l’avance pour les endroits d’exception, en signant un contrat avec réduction pour réservation anticipée. Le choix de votre salle est capital puisqu’il va dicter le ton de la soirée. Pour mettre toutes les chances de votre côté, faites votre réservation à l’avance en gardant à l’esprit cette règle arithmétique: plus le nombre de participants est élevé, plus rapidement les recherches sont à lancer.Et avant de conclure, il vaut mieux vérifier l’accessibilité en voiture ou en transports publics, ou encore prévoir un budget pour un bus navette.

Forfaits

Vous n’avez pas le temps de tout organiser? Simplifiez-vous la vie en profitant des nombreuses offres forfaitaires disponibles sur le marché des soirées d’entreprise. Les forfaits comprennent généralement la location de la salle, le repas et l’animation, voire un forfait boissons, bref tout est prévu pour vous décharger. Certaines propositions émanent de prestataires de spectacles artistiques ou d’activités indoor comme du karting ou une chambre à enigmes (escape room). Dans ce cas, un espace privatisé est proposé pour le repas avant ou après l’activité ou le spectacle. Ce genre d’offre se basant sur une offre grand public avec espace privatisé pour les entreprises s’appelle “hospitality platform”. Ce forfait combinant repas et spectacle est très en vogue actuellement.

Soirée d'entreprise

Programme et animation de la soirée

Si vous souhaitez mettre à profit vos talents et votre flair pour organiser cet évènement, prenez-le temps de réfléchir au genre de fête qui correspondra le mieux aux attentes des personnes concernées. Une fête harmonieuse et calme axée sur la gastronomie du terroir ou une soirée plus dynamique? S’agissant du nombre d’invités et du budget, un orchestre pour 20 personnes est aussi peu indiqué qu’une descente en luge avec 200 participants!

Musique

La musique est un facteur de succès non négligeable pour l’animation du Noël d’entreprise mais quel style choisir? Un groupe live est un atout, pourtant un bon DJ avec un répertoire varié peut tout aussi bien “mettre le feu“ à votre soirée, et cela pour un prix nettement plus intéressant. Entre la danse des canards pour les préretraités et de la house pour les jeunes stagiaires, vous avez de la marge! Selon l’âge de vos troupes, choisissez un professionnel qui saura trouver le bon mix. Veillez également à ménager des pauses ou à baisser le son pour que les participants puissent échanger entre eux sans devoir hurler.

Humour compris

Une parenthèse comique avec un humoriste professionnel apportera une touche décontractée à votre soirée, à condition que tout le monde le comprenne! Des pointes bien ironiques sur un domaine sensible risquent de plonger un partie des participants dans un silence gênant.

Le chef a toujours raison!

Le discours est un passage obligé, mais aussi une tradition qui fait partie de toute soirée de d’entreprise. Ce moment, même très bref, ne doit pas manquer au programme de votre soirée et il s’agira de lui aménager une place au bon moment avec la juste introduction. A vous de vous coordonner avec l’orateur pour que ce moment jouisse de toute l’attention qu’il mérite.Toutefois, un long discours n’est pas approprié! Nul besoin de s’étaler pour remercier le personnel de son engagement tout au long de l’année et lui témoigner de la reconnaissance.Le discours permet aussi de faire une courte incursion sur les défis de l’entreprise pour la nouvelle année. A vous la délicate tâche de faire passer le message à votre patron...

Menu de Noël ou buffet?

Soirée d'entrepriseLe contenu de l’assiette du repas de Noël prend un place particulièrement importante. Les habitudes alimentaires sont bouleversées par de nombreuses tendances qui doivent être prises en compte. Végétariens, végans, allergiques au gluten et autres adeptes d’un style culinaire particulier vous seront reconnaissants de pouvoir choisir le menu qui leur convient lors de l’inscription. Les professionnels de la restauration vous proposeront un menu de base avec des variantes tenant compte des différentes habitudes alimentaires. Le classique des classique est bien sûr le menu à trois plats (entrée, plat principal, dessert). Et comme ce n’est pas tous les jours Nöel, c’est l’occasion de proposer plusieurs entrées et desserts pour marquer le coup auprès de vos invités, voire carrément proposer une cuisine plus audacieuse et internationale. Le buffet a l’avantage d’offrir un grand choix et chacun peut se servir à sa guise. Pour faciliter le choix des personnes végétariennes, véganes ou allergiques, demander au traiteur de placer des nominettes décrivant le contenu des plats. Les allergiques aux cacahuètes vous en seront éternellement reconnaissants!

Envoi des invitations

Dans la plupart des entreprises qui organisent une soirée de fin d’année ou tout autre évènement d’entreprise, la date est annoncée brièvement par circulaire sous la forme d’une “save the date“ en début d’année. L’invitation formelle est envoyée 2 à 3 mois à l’avance avec date, lieu, programme et bulletin d’inscription, afin que chacun puisse s’organiser en conséquence. Un invitation plus originale qu’un courriel fait partie de ces petites choses qui donnent de la classe à un évènement et, partant, donnent un signal positif de reconnaissance aux invités. Nul besoin de sortir le papier Bristol, une invitation par voie électronique bien mise en page fera parfaitement l’affaire. N’oubliez pas le bulletin d’inscription avec réponse obligatoire (oui ou non) dans un délai imparti. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble claire des participants et des excuses et surtout vous n’oublierez personne! Il vous restera ainsi assez de temps pour peaufiner votre plan de table!

Conclusion

Cet aperçu a pour vocation d’être l’oeil dans la “cuisine du pro de l’événementiel“ et cette fois c’est vous le chef! Nous avons encore plein de recettes et d’idées, et vous aidons volontiers dans la réalisation de votre projet. Fribourg Meeting vous conseille gratuitement et recherche pour vous le partenaire qui conviendra le mieux à votre évènement, du repas élégant au Restaurant le Sauvage à la méga party à Forum Fribourg ou Espace Gruyère. Nous pouvons également compter sur nos deux agences partenaires, une-bonne-idee.ch spécialiste des activités ludiques et de team building personnalisées et impact-production qui saura mettre en valeur votre marque avec émotion. Et pour savoir lequel conviendra le mieux, gagnez du temps en appelant tout simplement d’abord Fribourg Meeting!

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