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Animer une Assemblée générale

par Team Fribourg Meeting | 11 janvier 2018
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Animer votre Assemblée générale: conseils pratiques pour réussir

L’Assemblée générale est un temps fort de la vie d’une entreprise, d’une fondation, d’une coopérative ou d’une association. Toutefois, les responsables de l’organisation de ce type d’évènement ont tellement peur de sortir du cadre imposé par leurs statuts ou leur règlement intérieur, qu’ils en oublient que ce rassemblement peut être l’occasion de faire passer leur vision et leurs objectifs dans une ambiance dynamique et participative. Résultat: les Assemblées générales deviennent des réunions ennuyeuses, auxquelles de moins en moins de personnes souhaitent participer. La clef du succès est d’avoir une stratégie pour animer votre Assemblée générale. La présentation des finances est toujours particulièrement importante dans une assemblée générale et il s’agira de lui donner sa place véritable pour que les dépenses prennent sens et que tous puissent les comprendre. La partie statutaire, quant à elle, permet une analyse du passé, ainsi qu’une planification des actions à mener à l’avenir — il faut bien se préparer pour convaincre tout le monde de votre vision. Réussir l’animation de votre Assemblée générale, c'est en faire un moment de débat ouvert, de réflexions et de convivialité. Plus elle est intéressante, plus vos membres ou actionnaires participeront réellement à l’élaboration de votre stratégie et au renforcement des principes de votre organisation. Nous vous proposons ci-après quelques astuces pour que cet évènement devienne un temps fort dynamique et motivant, qui mobilise vos troupes.

Buts d’une Assemblée générale

L’Assemblée générale type répond aux besoins des statuts et est centrée sur l’organisation et ses problématiques. Ainsi, utilisée à la base pour parler affaires, présenter les comptes, communiquer des informations importantes et prendre des décisions collectives, l'AG peut aussi être une opportunité de mettre en place d’autres objectifs. Ceux-ci peuvent être en lien avec les buts de l’organisme (resserrer les liens, faire passer un message, obtenir l’adhésion…), ou en lien avec les attentes des participants (passer un bon moment, mieux comprendre ou découvrir un aspect de l’entreprise, vivre une expérience spéciale, découvrir la région…). C’est là l’occasion de donner à votre AG une couleur particulière et de rompre avec la monotonie du concept. Tout en reflétant le message que vous voulez faire passer auprès du public, vos objectifs et les décisions à prendre se devront d’être clairs et devront concerner tout le monde, afin qu’il y ait une réelle participation aux débats.

Qui sont vos participants et comment les mobiliser?

En général, vos participants sont connus puisque listés comme membres, adhérents ou représentants. Toutefois, c’est l’occasion à saisir pour élargir ce cercle dans le cadre d’une fondation ou d’une association, par exemple (collègues, amis, voisins, etc.). Il s’agira donc, d’une part, de répondre aux besoins et attentes de votre public connu (directeurs d’entreprise, associés, représentants de communes, actionnaires, locataires, etc.) et, d’autre part, de donner envie à d’autres de profiter de l’occasion pour en savoir plus sur qui vous êtes et ce que vous faites.

Sondez!

Ainsi, vous avez tout intérêt à commencer le plus tôt possible à penser au déroulement de votre AG, afin de vous donner le temps de récolter toutes les informations nécessaires. En effet, outre le contenu statutaire, il faudra vous décider sur la forme à adopter pour mobiliser un maximum de gens. Pour vous aider, pensez à sonder vos participants sur leurs préoccupations, leurs questions ou leurs envies. S’il s’agit de collectivités, demandez-leur quels sont, pour elles, les enjeux à venir. Votre but à ce stade est de trouver des idées pour animer votre Assemblée générale.

Responsabilisez!

Une autre astuce pour mobiliser les troupes, c’est de les responsabiliser en leur donnant des missions dans le cadre de l’organisation de l’AG elle-même: recherche d’intervenants ou d’invités spéciaux, réservation de la salle ou de matériel, thème de la décoration. Le jour-J, certains pourront aussi s’occuper de la logistique, de la sono/éclairage, de l’animation des sous-groupes de travail, du vestiaire, de l’accueil, de la distribution de documents, etc. Pour que votre AG ne sombre pas dans l’apathie, il est crucial de suivre un tempo dynamique qui engage les participants: rien de tel que de la “scénariser” pas à pas et d’en confier les différentes étapes et/ou l’animation à des groupes de préparation qui se coordonnent entre eux. Partage, échanges, communication et convivialité garantis.

Motivez!

Vous augmenterez facilement le nombre de participants à votre AG si vous leur proposez l’intervention d’un invité ou orateur de marque. Un témoignage direct mettra de l’animation dans la réunion, dès le moment où le sujet présenté est en lien direct avec le thème de votre AG et les objectifs de la journée. Mais votre invité peut aussi être quelqu’un qui partage les mêmes valeurs ou challenges que les vôtres, ou pourquoi pas un représentant du monde politique ou de l’État. Dans l’idée d’élargir le cercle des adhérents, vous pouvez demander à des représentants extérieurs d’intervenir sur un sujet en lien avec votre AG. Si votre organisme regroupe par exemple les Pharmacies du Canton, une brève conférence sur une récente découverte scientifique pourrait en intéresser plus d’un.


Choisir le bon moment

Animer une Assemblée générale

Une Assemblée générale peut se faire à n’importe quel moment de l’année, parfois dans des périodes plus creuses. Par contre, le moment ou le délai d'organisation de l'assemblée peut être imposé par les statuts ou la loi. Mais pour qu’elle ait encore plus de sens, vous pouvez imaginer la faire correspondre à une date anniversaire ou à un autre évènement organisé dans votre ville ou région (salon, foire, conférence, etc.). En général, elle est planifiée en fin de journée et peut commencer par une visite sympathique et facultative pour laisser à tout le monde le temps d’arriver. Puis, une fois la réunion terminée, tout le monde se réunit autour d’un verre et de quelque chose à grignoter (ou plus) pour terminer dans la détente et la bonne humeur.


Choisir le lieu de votre Assemblée générale

En général, une AG ne dure que quelques heures, mais elle peut aussi s’étendre sur une journée entière. Le lieu que vous choisirez tiendra évidemment compte de cela. Ce dernier pourrait d’ailleurs être défini par les participants que vous aurez sondés suffisamment tôt. S’il s’agit d’associations de communes, certaines effectuent un «tournus» régional pour ne pas prétériter leurs membres et changent de région, voire de canton, chaque année. Certaines associations préfèrent organiser leur AG dans un hôtel ou restaurant, alors que d’autres restent au même endroit, qui leur offre des avantages comme une salle gratuite, un parking et la possibilité d’organiser un apéritif. S’il vous revient de choisir, il faudra évidemment que le lieu reflète le ton et la forme que vous avez envie de donner à votre AG. Vous pensez que pour un évènement de ce type, on ne va pas faire trop de chichis? Mais on a dit qu’on voulait sortir du cadre non? Alors imaginez-vous dans une salle de conférence aux murs de pierre séculaire, un musée, un chalet de montagne ou au milieu de rien… et pensez à toutes les possibilités en terme d’activités annexes pour que vos participants ne puissent résister à la tentation… Vous pouvez jeter un coup d’oeil à l’offre des partenaires de Fribourg Meeting pour trouver le lieu pour organiser votre assemblée générale. Pour une assemblée générale de plus grande taille, voir ici.

Transport

Favorisez les déplacements en commun et le covoiturage. C’est un excellent moyen de nouer des contacts. Proposez aux anciens de prendre en charge quelques nouveaux, afin de faciliter leur intégration. Ils arriveront sur le lieu de l’assemblée en ayant déjà quelques têtes connues. Pour d’autres informations en lien avec l’organisation d’un évènement d’entreprise, lisez notre article sur Évaluez le budget de votre séminaire d’entreprise.

La disposition de la salle

Afin d’impliquer au maximum les participants et de rompre avec la monotonie d’une salle disposée en rangées toutes tournées dans la même direction, on pourra jouer avec la disposition de la salle (en cercles de 6 ou 8 personnes, en U ou en amphithéâtre). Quoi qu’il en soit, il faudra proscrire la tribune surélevée qui isole les intervenants de leur audience. Notre objectif est de laisser libre cours à la communication, aux échanges et aux prises de parole. L’objectif est que tous puissent se voir et voir qui parle.

L'invitation

Rien de tel qu’un e-mail circulaire anonyme de trois lignes qui pointe sur un ordre du jour à la morne mise en page pour provoquer la recherche immédiate d’excuses valables pour se défiler. Et si vous mettiez du peps dans votre invitation avec un libellé clair et précis, ainsi qu’un ordre du jour attrayant et joli à regarder? Être attentif aux invitations est un bon début. Il s’agira de mentionner le nom des intervenants, les thèmes de réflexion, les témoignages, l’organisation des activités, ce que les participants reçoivent à leur arrivée, les moyens de déplacement, les noms des éventuels chauffeurs de covoiturage, etc. Bref, préparez un beau teaser pour votre super scénario.

Le déroulement

Voici un aperçu des étapes par lesquelles votre AG peut passer pour redonner du peps à l’évènement.

Entrée en matière

Que s’est-il passé pour votre groupe durant l’année? Avez-vous fait une formation particulière, des travaux exceptionnels, attiré un nouvel adhérent important? Pourquoi ne pas proposer une visite des installations de cette entité particulière pour augmenter la convivialité et la connaissance mutuelle. Cette entrée en matière permettra également de laisser le temps à tous d’arriver pour l’AG proprement dite. En effet, pour ne pas finir à 2 heures du matin, on planifie souvent les choses parfois dès 16h30 et tout le monde ne peut pas quitter le bureau à cette heure-là. Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas d’inclure la question des activités annexes dans votre sondage préliminaire auprès de vos participants!

L’accueil, une priorité!

Vous ou vos responsables de l’accueil auront préparés un petit kit de bienvenue, contenant par exemple une liste des participants, un badge (écrit en grands caractères pour que leurs interlocuteurs ne doivent pas faire un plongeon vers leur poitrine pour lire leur nom…), un bulletin d’adhésion, le programme du jour, le budget. Libre à vous d’y ajouter tout autre élément sympathique et utile.

Mettre en valeur et laisser s’exprimer

Implication engendre souvent motivation. Voici maintenant quelques idées pour mettre en valeur vos participants, que ce soit des groupes ou des individus. Vous pouvez organiser de brèves présentations pour faire une rétrospective des réalisations marquantes ou un récapitulatif des événements significatifs de l’année, ou encore une présentation des nouveaux partenariats. Vous laisserez bien entendu aux protagonistes l’occasion de parler eux-mêmes de leurs réussites. Une autre idée est de laisser chaque bilan d'activités être présenté par un de ses responsables, par exemple. Pour renforcer les échanges et l’intelligence collective, de brefs brainstormings sur les sujets traités par l’AG permettent à chacun de s’exprimer, de participer aux décisions prises et à la bonne marche des affaires. Ces “ateliers” peuvent aussi permettre, si les participants sont nombreux, de traiter toutes les questions qui prendraient trop de temps autrement. Dans ce cas, il s’agira de déterminer à l’avance qui seront les animateurs (gardiens du temps!) et les rapporteurs des sous-groupes créés. Une autre façon d’ouvrir des espaces aux débats, est de poser des questions ouvertes (préparées à l’avance!). Cela suppose cependant que l’orateur ait été bref et concis pour laisser la place auxdites questions et que l’animateur de la réunion sache gérer efficacement le temps pour éviter qu'une personne ne monopolise la parole.

Animer votre AG

Si vous décidez de faire appel à un animateur, il sera le chef d’orchestre du scénario que vous aurez parfaitement minuté. Il se chargera de présenter les intervenants, de rappeler en quoi leur intervention s’inscrit dans la cohérence du thème choisi et faciliter la prise de parole de l’auditoire par une liste de questions permettant d’amorcer les débats. Il se chargera également de passer d’une activité à l’autre et d’éviter que la réunion connaisse des temps morts. Gardez en mémoire qu’au delà de deux heures d’écoute en position assise, l’attention des participants va considérablement diminuer. En outre, elle n’est pas constante. Certes elle dépend du sujet traité, mais également du moment où il est traité. Les fins de matinée (faim), début d’après-midi (digestion) et fin de journée (départ) sont des moments particulièrement défavorables. Pour retenir l’attention, rien de tel que d’alterner les séquences d’écoute et de débats, faire des interventions courtes accompagnées de documents clairs et de visuels où le texte est réduit au minimum.

Synthétiser

Enfin, il est important de prévoir des moments où l’on pourra faire des synthèses de ce qui a été dit et décidé. Ces synthèses seront ensuite réunies dans une sorte de bilan qui pourra être distribué pour que les participants se sentent partie prenante des décisions prises et associés à leur mise en oeuvre.

Donner du sens

Chaque partie de votre scénario doit avoir du sens et être évidemment en cohérence avec le sujet de la journée. Rappelons que les éléments discutés dans une AG peuvent être malgré tout ennuyeux pour le plus grand nombre. La partie financière notamment, qui méritera de se voir valoriser en expliquant les raisons pour lesquelles telle ou telle somme a été dépensée et quels résultats ont été obtenus suite à cet investissement. De même que pour les sujets soumis au vote: soyez certains qu’ils sont clairs pour tout le monde et pas uniquement pour la majorité nécessaire à faire pencher la balance.

Jouer les prolongations

En général, une AG est suivie par un moment convivial autour de quelque chose à manger et à boire. C’est là l’occasion de faire connaître les produits ou services de vos adhérents et continuer à parler affaires sur les éventuelles idées que vous souhaiteriez encore développer. Vous pourriez par exemple proposer un quiz ou un challenge que les gens remettront avant de partir.

Plaisir des sens

Assemblée générale

Cerise sur le gâteau si votre AG se termine par un magnifique cocktail dînatoire, original, novateur, magnifique et terriblement délicieux. Les membres peuvent ainsi rester et réseauter avec encore plus de plaisir et risquent de revenir rien que pour ça! Privilégiez le lunch/dîner debout, le flying dinner ou encore le banquet pour permettre aux personnes de se parler et d’échanger. Voir l’article "Evaluer votre budget" pour plus d’informations à ce sujet. Vous pouvez aussi trouver des idées d’activités ici.

Après l’Assemblée générale

La fin des festivités approche, mais ce n’est pas encore tout à fait terminé pour les organisateurs. Il s’agit maintenant de penser au suivi de cette AG et cela commence par une évaluation qui permettra de retenir les points forts et améliorer ce qui doit l’être.

Evaluer pour améliorer

Il peut être intéressant de fournir, dans le kit de bienvenue, une feuille d’évaluation rapide que les participants puissent remplir rapidement (cases à cocher) et laisser à l’animateur en fin d’AG. Autrement, il est également possible de faire une évaluation à froid quelques jours après l’AG en envoyant un questionnaire à tous les participants. Pensez à le faire sous forme automatisée, car personne n’aura le temps ni l’envie d’imprimer un document, le remplir à la main et vous le scanner pour vous le renvoyer…

Valoriser le travail effectué

Il s’agira ici de mettre en valeur les réalisations et les personnes qui se sont impliquées lors de l’AG. Ce sera l’occasion de préparer aussi un dossier pour la presse aussi explicite que possible, afin que les journalistes ne transforment pas trop la réalité… Ce compte rendu fera connaître ce qui a été fait et décidé, tout en mobilisant plus de monde pour dire “j’y étais!”. Un autre compte rendu contenant les décisions prises devra être largement distribué. Précis, synthétique et clair (une page A4), il laissera des points de repère pour l’année à venir. Les membres de l’AG se sentiront ainsi réellement concernés et associés aux décisions entérinées. Ce bilan peut également servir à mieux se faire connaître. Envoyez-le donc à tous les membres de votre groupement (même ceux qui n’ont pas participé à l’AG), aux invités et à vos partenaires.

Garder la mobilisation active

Vous avez opté pour des ateliers et demandé à vos participants de réfléchir sur des questions de fond? Permettez-leur de voir leur travail récompensé par sa prise en considération dans un rapport récapitulant les réflexions communes sur les actions à venir et la manière dont ces actions seront implémentées. Ils sentiront que leur présence à l’AG a influencé les orientations du groupe.

Petit rappel pour terminer

La convocation mentionnant l'ordre du jour doit être adressée par le Comité à chaque membre au moins 10 jours à l'avance. Aucune forme n'est prescrite par le droit suisse. Voici un exemple que vous pourrez adapter.

Ordre du jour de l'assemblée générale de «nom de l'association», «date», «lieu»

    1. Accueil et bienvenue
    2. Approbation de l'ordre du jour
    3. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale
    4. Présentation et adoption du rapport d'activité
    5. Présentation du rapport des comptes du précédent exercice par l'organe des comptes
    6. Approbation du rapport des comptes
    7. Adoption du programme d'activité de l'association (pour l'année suivante)
    8. Facultatif : révision du montant des cotisations
    9. Adoption du budget de l'association et décharge est donnée au comité et aux vérificateurs des comptes.
    10. Élections:
    a) des membres du comité («Liste des membres élus ou réélus»)
    b) de(s) vérificateur(s) des comptes ou d'un contrôleur aux comptes externe («Noms de l'entité ou des personnes élues»)
    11. Divers, propositions individuelles.

    Plus personne ne demandant la parole, le/la président/e lève la séance en remerciant tous les membres de leur participation.

    À l'issue de l'assemblée générale nous aurons le plaisir de vous convier à un apéritif.

    Besoin d'aide?

    Pour une assemblée générale, le Canton de Fribourg offre une infrastructure variée dans des hôtels ou des centres de congrès avec en particulier des prix substantiellement meilleurs marché que ceux proposés dans les grands centres urbains helvétiques, une maîtrise sans pareille du bilinguisme, ainsi qu’un terroir traditionnel et chaleureux propice au succès de votre évènement. Si vous avez besoin d’aide pour réfléchir à votre projet d’assemblée générale et rechercher une salle, nous vous proposons un service de consulting gratuit et sans engagement. Merci de nous contacter ici.


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