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Organiser un congrès et trouver une salle de congrès adéquate

par Team Fribourg Meeting | 30 mai 2018
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Organiser un congrès et trouver une salle adéquate

Même si le congrès n’a aujourd’hui plus du tout la même raison d’être que jusqu’au XVIIIe siècle, où il s’agissait d’une épreuve judiciaire, son but est toujours de faire passer une information. Les congrès font partie d'un secteur de la communication appelé MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions). Ils permettent aux congressistes de partager des expériences et connaissances, mais aussi de se forger une culture commune sur les sujets traités, de connaître les forces en présence ou les tendances majoritaires. Ils sont fréquentés aussi par les lobbyistes et les décideurs publics, qui viennent s'y informer de l'état des opinions au sein d'un groupe professionnel donné.

Ces dernières années, l’industrie de l’événementiel s’est transformée. La demande pour un contenu de valeur et une expérience orientée participants a modifié les exigences qualitatives des grands rassemblements. Bien que la transmission de connaissances reste un objectif important, l’attention doit aujourd’hui se porter sur une expérience interactive, aussi bien dans la forme que dans le fond.

Nous n’allons pas détailler ici toutes les étapes qu’il vous faudra suivre pour trouver une salle de congrès et organiser cet évènement, mais plutôt nous arrêter sur les points qui vous aideront à faire plus rapidement les choix correspondant à vos objectifs.

Budget

Le budget est extrêmement important lors de la planification d’un événement et d’autant plus quand il est d’une telle ampleur. Estimez votre budget en calculant:

  • les frais fixes (intervenants, salles, communication & marketing, etc.).
  • les frais variables (restauration, hébergement, navettes et transferts, personnel, etc.).
  • une marge de 10 % pour les frais imprévus.
Ce point est essentiel à la réussite de tout grand projet. Pour des informations plus détaillées sur le sujet, nous vous invitons à lire notre article Evaluez le budget de votre séminaire.

Un tel événement pourrait difficilement avoir lieu sans le soutien de sponsors. Pensez-y suffisamment tôt et passez en revue les organismes qui traitent du même type de sujets que celui qui sera le thème de votre congrès (fondations, lobbies, magazines, etc.). Toutefois, le sponsoring ne s’arrête pas là! Pensez à informer vos Services publics de l’événement à venir, car il y aura forcément des retombées intéressantes pour votre ville également. Une petite négociation gagnant-gagnant s’impose (cartes journalières de transports publics, signalétique gratuite, networking, marketing, voire le vin d’honneur offert par la ville, etc.).

Certains hôtels ou organisations touristiques ont la bonne idée de proposer des pass journaliers pour les transports publics ou des réductions sur les courses en taxi. Pensez à négocier cela avec eux lorsque vous parlerez budget!

Lieu de l’événement

organiser un congrès Le choix de votre salle de congrès dépend évidemment de plusieurs facteurs, mais dans le cadre de l’organisation d’un tel événement, voici les points qui semblent les plus importants.

Situation géographique et accessibilité

Un congrès réunit en général plusieurs centaines de personnes. La situation géographique du lieu choisi se devra d’être proche des axes de transport principaux (routes et train) et en-dehors d’un centre urbain pour éviter de subir le trafic. Le parking doit pouvoir contenir facilement le nombre conséquent de véhicules attendus (voitures et autocars). Pour l’utilisation du parking, il faudra penser à indiquer le nombre approximatif de véhicules, sur combien de jours et à quelles heures.

Pour les personnes qui se déplacent en train, une explication claire des transports publics à prendre pour se rendre sur le lieu de l’événement est indispensable. On peut également prévoir de fixer un rendez-vous à certaines heures et organiser des navettes pour un trajet direct entre la gare et le lieu de l’événement.

La région de Fribourg est un lieu de rendez-vous idéal entre la Romandie et la Suisse alémanique. A équidistance de Zurich et Genève, nos deux centres de congrès, Forum Fribourg et Espace Gruyère, sont tous deux situés le long des principaux axes (routier et ferroviaire) qui relient les deux régions. En outre, vous tomberez sous le charme des paysages verdoyants et des nombreuses activités extra-muros qu’offre cette région typique de notre pays.

En plus de cette situation géographique idéale, le bilinguisme de la région offre aux organisateurs, exposants et visiteurs l’opportunité d’un développement d’affaires aussi bien en Suisse romande qu’en Suisse alémanique.

Type d’infrastructure

Selon l’importance du congrès, de nombreux lieux de réunion sont à prévoir, notamment:

  • les salles pour les différentes séances (inaugurale et de clôture par exemple)
  • les bureaux pour le comité d’organisation, la presse, la gestion administrative et scientifique
  • les locaux pour le vestiaire, le personnel, le traiteur, le stock, la reprographie
  • les surfaces d’exposition, d’accueil, de pauses, de repas, de repos, un cyber-café
  • la capacité des WC dont dépend la longueur des pauses
Pour chacun de ces espaces, il vous faudra connaître leur capacité et les équipements déjà en place, car chaque élément supplémentaire se retrouvera sur votre facture finale... On peut aussi, sur demande, prévoir une salle à part pour les personnes qui désirent prier ou récupérer.

Enfin, si un guichet automatique bancaire est disponible dans le centre de congrès ou à proximité, il dépannera sans doute beaucoup de monde. N’oubliez pas d’indiquer son emplacement.

Visibilité

Dans le cadre d’un congrès, il se peut que plusieurs centaines de personnes assistent à une conférence et, dans ce cas, avoir la possibilité d’utiliser un espace dépourvu de piliers ou de supports est vraiment intéressant pour assurer à tous une bonne visibilité des intervenants ou des écrans annexes.

Sonorisation

Dès le moment où un tel nombre de personnes est présent, la sonorisation devient un enjeu conséquent. L’infrastructure que vous choisirez devra posséder la technique et le savoir-faire pour gérer la sonorisation d’un événement d’au moins 800 personnes. Un micro défaillant ou une mauvaise insonorisation des locaux peut vous ruiner votre affaire.

Forum Fribourg est caractérisé par son infrastructure modulaire et offre un espace pour des événements publics et privés allant jusqu’à 10 000 participants. Forum Fribourg a été primé au SWISS LOCATION AWARD® 2017, dans la catégorie «Kongresslocations» et fait désormais partie du top 10 des meilleurs espaces pour l’organisation de congrès en Suisse!

Le deuxième centre de congrès de la région (en terme de taille) est Espace Gruyère, situé à Bulle, en Gruyère. Les mots d’ordre de cette infrastructure: terroir et tradition. Espace Gruyère a su allier tradition et modernité dans un des plus jolis paysages de Suisse romande, proche des hauts lieux touristiques de la région.

Transferts internes

organiser un congrèsPrévoir le transfert (minibus ou autocar) entre les lieux d’arrivée (gare, aéroport) ou d’hébergement et votre salle de congrès semble une bonne idée pour garder les gens ensemble, diminuer l’impact sur le trafic en ville et éviter la dispersion dans la nature des personnes qui ne connaissent ni l’endroit ni les règles de circulation du pays qui les accueille. En outre, cela peut être rassurant pour certains de ne pas avoir à se préoccuper de savoir où ils doivent aller et combien de temps cela leur prendra.

Pensez aussi à réunir les personnes lors des déplacements pour les soirées organisées et les excursions proposées en parallèle. Des hôtesses peuvent éventuellement rassembler les participants et s’assurer que tout le monde est bien monté dans le bon véhicule pour la bonne destination.

Si vous n’organisez pas de transfert, pensez à mettre en place une signalétique efficace (dans la mesure où c’est autorisé) depuis la gare et les sorties d’autoroute les plus proches pour que les automobilistes arrivent à bon port. Pour les personnes qui empruntent les transports publics, indiquez toutes les lignes qui desservent le centre de congrès, ainsi que leur fréquence de passage. Vous pouvez également donner des indications de prix pour une course en taxi de la gare à la salle de congrès ou de la salle de congrès à l’hôtel.

Les langues et la traduction

Congrès et colloques rassemblent bien souvent des personnes venant des quatre coins du monde et parlant plusieurs langues différentes. Si la langue de travail est en général l’anglais, ce n’est pas toujours le cas. Quoi qu’il en soit, les interprètes engagés pour l’occasion devront recevoir le même accueil que les intervenants, sachant que leur travail est d’une haute importance et que tout le monde souhaite qu’il soit fait le mieux possible.
Si vous n’avez pas d’expérience dans ce domaine, nous vous recommandons vivement de faire appel à un service professionnel expérimenté, qui vous aidera non seulement à mettre en place les choses au niveau technique, mais vous conseillera également sur la meilleure façon de préparer l’événement.

La traduction simultanée avec cabines

Dans le cadre d’un congrès ou d’un colloque, les présentations se suivant souvent à un rythme soutenu, il serait impossible de travailler en traduction consécutive, car cela doublerait tout simplement le temps du congrès. La traduction simultanée nécessite que la salle de congrès soit ou puisse être aménagée avec une ou plusieurs cabines isolées phoniquement. Les participants seront équipés de casques multicanaux avec lesquels ils pourront choisir la langue dans laquelle ils voudront écouter les conférences. Assurez-vous qu’une personne (interne à l’équipe d’organisation ou externe) qui a de l’expérience avec l’interprétariat soit impliquée dans la planification de cet aspect. Pour avoir plus d’informations sur les types de traductions possibles, nous vous renvoyons à notre article Evaluer le budget de votre séminaire.

La technologie

organiser un congrèsDe nos jours, une technologie de pointe peut se glisser partout et réellement vous faciliter la tâche, tout en rendant les choses bien plus interactives et agréables pour l’assistance. S’agissant de l’organisation d’un congrès, cette technologie doit être à la hauteur de l’investissement consenti et heureusement, une multitude d’offres existent actuellement sur le marché.

Gestion des présentations

Sur le lieu du congrès, un emplacement dédié avec ordinateurs, imprimantes, photocopieuses et connexion wifi fera office de centre administratif et IT, où les documents fournis seront centralisés, retouchés si nécessaire, finalisés, mis en ligne ou photocopiés. Il existe des systèmes qui permettent d’envoyer, de façon sécurisée, la bonne présentation, au bon endroit, au bon moment, ce qui diminue les équipements et le personnel nécessaire à la gestion de cette question.
Il existe aussi des systèmes de capture de contenu des conférences qui permettent de les diffuser en ligne. Les éléments audio et visuels sont synchronisés et reproduits de façon authentique. On peut même y ajouter la vidéo des conférenciers.

Boostez la participation

Il existe des systèmes permettant d’augmenter la productivité et l’efficacité des conférences présentées lors d’un congrès. Ce sont par exemple des systèmes de vote, des quizz, des sondages… tout cela rend les présentations bien plus interactives, garde vos participants éveillés et les rend parties prenantes de l'événement. Succès garanti!

Contrôle de l’accès et statistiques

Ici encore, la technologie vous facilite la tâche avec des badges électroniques dotés de systèmes de récupération des données personnalisés qui offrent aux organisateurs d’un congrès et aux exposants des statistiques détaillées sur la fréquentation des sessions et des stands. En outre, ce système assure un contrôle de l’accès de qualité. Vos hôtesses souriantes seront là pour assurer le relais auprès de vos participants et conférenciers.

Les VIP

Les membres de la direction

Parmi les congressistes, il y aura les membres de la direction des organismes qui participent au congrès. Ces VIP pourraient être logés ensemble dans un joli hôtel et recevoir votre attention toute particulière. Si vous les rassemblez, ce sera un peu plus facile pour vous. Sur l’espace du congrès, un emplacement leur sera également dédié; pourquoi pas le cyber-café. Petit truc: si vous ne voulez pas que votre staff administratif soit sollicité pour un oui ou pour un non par ces têtes pensantes (avec tout le respect qu’on leur doit), tenez-les aussi loin que possible de votre capsule organisationnelle!

Les intervenants

Les personnes qui interviendront face au public durant le congrès doivent-être particulièrement bien traitées, tant au niveau de leur hébergement que du cadre dans lequel leur prestation sera délivrée. Ce sont aussi vos VIP. Assurez-vous de prêter le maximum de soin et d’attention aux points suivants:

  • Prise en charge depuis le lieu d’arrivée vers le lieu d’hébergement, puis entre le lieu d’hébergement et la salle du congrès.

  • Hébergement calme, facile d’accès et proche du centre de congrès, où le personnel parle leur langue d’origine ou leur langue de travail.

  • Des endroits calmes et bien équipés pour travailler et se préparer à leur présentation, surtout au centre de congrès. On partira du principe qu’ils peuvent travailler dans leur chambre d’hôtel si cela leur chante (wifi, bureau).

  • Sur le lieu du congrès, des espaces dédiés (accueil, coin de préparation, de réseautage, wifi), mais aussi une facilité de contact avec les diverses personnalités présentes.

  • Un accès aux toilettes sans avoir besoin de faire la queue…

  • Une personne de référence (hôtesse) toujours atteignable (et souriante).

Prévoir l'imprévu

Lors d’un congrès, les intervenants se succèdent à un rythme assez rapide. Chacun parle entre 20 et 45 minutes et le programme doit être extrêmement précis. Il vous sera nécessaire de désigner une personne (chairman) qui supervisera ce fameux programme et s’assurera que tout le monde soit là, au bon endroit et au bon moment.

Si un intervenant manque à l’appel, il faut pouvoir réagir rapidement en informant d’abord le public, mais aussi en prévoyant comment remplir l’espace laissé vide. Sans cela, les gens quittent la salle et parfois oublient de revenir, ce qui est plutôt désagréable pour l’intervenant suivant et bouscule tout votre planning.

Enfin, votre chairman saura prévoir un moment pour revoir avec les intervenants comment il va les présenter et introduire leur sujet, afin de corriger les erreurs ou apporter de nouveaux éléments intéressants.

Restauration

“Le moral des troupes est dans la gamelle”, dit-on souvent. Reconnaissons que la partie repas signe souvent la réussite d’un événement! La question de la restauration peut donc vite devenir un casse-tête pour les organisateurs. Cocktail? Buffet? Repas assis? Debout? Viande ou poisson? Il semblerait toutefois que dès lors que plus de 500 personnes sont présentes, certaines formules s’imposent.

Avant de définir le choix des mets les plus adaptés, il est important de vous mettre à la place des participants et de bien cerner le profil du public attendu: plutôt masculin ou féminin? De quelle origine? Dans quelle activité professionnelle? etc.

Par exemple:

  • les « non-Suisses» auront sans doute envie de découvrir des spécialités locales
  • le public féminin appréciera les plats légers
  • le public masculin aura tendance à manger un peu plus ...

Tenez également compte de la saison à laquelle se déroule votre événement:

  • plutôt des mets chauds, consistants ou en sauce en période hivernale,
  • des crudités, terrines de légumes, fruits ou desserts glacés quand arrivent les beaux jours.

Pour éviter les impairs, prenez en compte les régimes alimentaires et confessions religieuses. Invitez vos participants à noter leur régime alimentaire sur le bulletin d’inscription au congrès, cela vous facilitera grandement les choses!
Prévoyez dans votre timing un créneau (avant et après le repas) pour la pause toilettes ou cigarette! Sachez que si cela n’est pas prévu, les participants vous l’imposeront de toute façon.

Enfin, lors d’un congrès, on est généralement assis pour écouter les intervenants. Des pauses sont prévues pour que notre cerveau puisse éviter de saturer trop vite. Ces pauses sont en général assez courtes, soit environ 20 minutes en milieu de matinée et d’après-midi et d’environ 45 minutes pour la pause de midi. Il s’agira donc de choisir la formule permettant le plus de flexibilité et d’efficacité pour nourrir tous les convives.

Le cocktail dînatoire

Les convives apprécieront le côté dynamique du cocktail qui leur permettra de se retrouver pour échanger sur ce qu’ils viennent d’entendre. Prévoyez suffisamment de mises en bouche pour que les participants qui retournent en session de l’après-midi se sentent rassasiés… rien de tel qu’un ventre qui gargouille pour rendre grognon le participant le plus assidu et incapable de suivre l’intervenant le plus captivant. Pour marquer le coup, des animations cuisine et cuisson réalisées sous leurs yeux par le chef en personne peuvent apporter une coupure distrayante bienvenue, si les sujets abordés en conférence sont plutôt sérieux et demandent beaucoup d’attention.

Le buffet

C’est une bonne idée si vous souhaitez un service en continu où chacun vient se restaurer dès qu’il en a le temps ou l’envie. Le buffet présente l’avantage de proposer des mets variés et vos convives pourront venir se resservir comme bon leur semble s’ils désirent goûter à tout. Dans le cas d’un congrès, prévoyez peut-être une formule buffet debout, d’abord pour caser tout le monde et ensuite pour favoriser la convivialité et la poursuite des discussions. Pour d’autres formules encore, consultez notre article “Evaluez le budget de votre séminaire”.

Restauration payante

organiser un congrèsDans le cas où vous ne pouvez pas inclure la restauration dans votre budget, pensez à une buvette payante (cash bar), où les participants peuvent se procurer de bonnes choses pratiques à manger à des prix intéressants. Il faut regarder avec le centre de congrès en question si cette pratique est faisable, évidemment. Mais si c’est possible, ce sera aussi l’occasion d’ajouter une touche folklorique et divertissante bienvenue. En effet, pourquoi ne pas faire entrer dans votre immense salle de congrès des food-trucks de baked-potatoes, hamburgers ou cuisine thaï, ou encore des triporteurs ambulants proposant du café, des jus frais, des glaces, des cupcakes alléchants ou des thés exotiques.

L'hébergement

Dans le cadre d’un congrès, vous aurez différents types de convives: les congressistes, les conférenciers, les interprètes, les exposants, les organisateurs et les journalistes. Tout ce petit monde aura besoin de se loger. Et si possible pas trop loin du centre de congrès évidemment.

Calculez assez tôt vos besoins en chambres pour pouvoir les bloquer à votre convenance et surtout à celle de vos participants. Mieux vaut réserver des chambres en trop et les libérer ensuite, que de vous retrouver à jongler entre divers établissements juste avant la dead-line.

Permettez aux conférenciers de se retrouver ensemble avant (la veille si possible) pour faire connaissance et après pour continuer à échanger sur les dernières tendances dans leur domaine, dans un endroit calme et si possible à l’abri des paparazzi… Enfin, certains congressistes viennent en groupe, c’est donc une bonne idée de les garder ensemble dans le même hôtel. On pourra également penser à rassembler les personnes selon leur langue ou leur pays d’origine (pour favoriser les échanges ou éviter les heurts…).

Parfois aussi, en tant qu’organisateur, c’est bien d’avoir un endroit séparé pour ne pas subir perpétuellement les assauts de votre client qui viendra vous solliciter pour un oui ou pour un non s’il vous voit dans les parages.

Vous cherchez un moyen de vous débarrasser de cette charge? Fribourg Meeting répondra à toutes vos attentes en recherchant pour vous les hôtels adéquats et en rassemblant les personnes selon vos désirs. Fribourg Meeting propose aussi un système de réservation et paiement géré directement par les congressistes si les chambres sont à leur charge.

Le planning de votre événement

Que va-t-il concrètement se passer durant ce congrès? En répondant à cette question, vous allez mettre en place un planning qui vous permettra à la fois d’assurer une animation continue, d’éviter de tomber dans la monotonie et surtout de rester parfaitement organisé.

  • Quels sont les thèmes abordés? Y a-t-il un moyen de leur donner une suite logique ou de les alterner de façon dynamique?
  • Quel sera le nombre d’orateurs?
  • Faut-il éditer des ouvrages? Distribuer des documents?
  • Comment allez-vous assurer la promotion de l’évènement (mailing, page web, réseaux sociaux)?
  • Allez-vous assurer des petites animations durant la journée (massage assis, méditation collective ou autre moment découverte)
  • Des exposants seront-ils présents?
  • Quelle est la langue des orateurs? Des interprètes sont-ils nécessaires?
  • Voulez-vous inviter un conférencier exceptionnel?Si oui, pensez à vous assurer de sa disponibilité longtemps à l’avance!
  • Des ateliers sont-ils proposés en parallèle aux conférences? Un programme social est-il prévu?

Utilisez le planning comme fil conducteur et restez bien en liaison avec les personnes qui doivent se charger du programme des conférences, de l’édition de documents, de la promotion, de l’organisation des éventuelles expositions, du programme social, du suivi budgétaire.

Tous les participants devraient pouvoir se rendre sur le lieu du congrès ou repartir le même jour. Ainsi, si possible, commencez la séance inaugurale en milieu ou fin de matinée pour ne pas obliger les participants à venir la veille et payer une nuit d’hôtel supplémentaire. Le dernier jour, terminez suffisamment tôt pour permettre aux participants de reprendre leur voiture, avion, train de façon à être chez eux dans la soirée.

Programme récréatif

organiser un congrèsParticiper à un congrès est en général un moment fort qui nécessite souvent un investissement important en temps et en argent. Parmi les thèmes de sélection, hormis celui du congrès et le choix de la destination, le programme social proposé (soirées, détente, sport, circuits touristiques...) joue un rôle parfois déterminant. Il peut non seulement être un élément de promotion du congrès, mais également un des éléments de succès de la manifestation.

Il favorise la convivialité et la communication tout en permettant de découvrir le patrimoine culturel et touristique du pays ou de la région hôte. En général, sont inclus dans le programme récréatif les cocktails et réceptions officiels, les soirées, les circuits ou visites touristiques, les animations sportives et culturelles. Selon les cas, certaines prestations font partie intégrante de la manifestation (cocktail officiel, soirée de gala...) ; d’autres sont considérées comme annexes au congrès et proposées en option (circuits touristiques, visites guidées, participation à des manifestations, etc.) avant ou après le congrès.

Sur les très gros congrès, où les personnes amènent également certains membres de leur famille, pensez à organiser un programme parallèle durant la journée pour les accompagnants: visites de la ville, cours d’initiations diverses (lac et montagne), visites de musées ou de coins qui méritent le détour.

N’oubliez pas d’indiquer le dress code pour tous les évènements proposés!

Quelques points à surveiller de près

Les attentes des participants seront évidemment votre moteur pour élaborer un programme social attractif. Faites attention à ce qu’il ne concurrence pas les séances de travail en proposant un horaire et des temps de déplacement adéquats.
Pensez à prendre en considération les éventuelles personnes accompagnantes. Proposez des activités qui puissent s’inscrire dans les possibilités financières des participants qui ont sans doute déjà déboursé beaucoup d’argent en frais d’inscription et de voyage.
Chaque région a ses atouts touristiques, utilisez-les au mieux et exploitez les possibilités offertes par la région (culture, gastronomie, géographie). Si votre région est magnifique, vous laisserez du temps aux participants pour la visiter au grand air.
Enfin, les évènements ponctuels proposés par la région ou par la ville aux dates où a lieu le congrès pourront intéresser les congressistes qui auront plaisir à y participer en tant que VIP (festivals, événements sportifs, culturels ou folkloriques).
Nos partenaires sont à votre service pour vous aider à organiser un programme social qui parachèvera la promotion de votre congrès et laissera tout le monde conquis.

Les hôtesses

N’oublions pas un atout majeur pour un congrès réussi: ses hôtesses. Leur sourire, leur élégance, leur discrétion, leur savoir-être et leur proactivité vous déchargeront d’un nombre considérable de tâches. Elles doivent tout savoir à tout niveau, donc pensez à leur transmettre la totalité des informations dont elles ont besoin, du numéro de téléphone portable des personnes dont elles ont la charge, aux noms de tout le staff organisateur. Parmi les tâches que l’on peut leur déléguer, citons:

  • l’accueil et les transferts à et de l’aéroport, gare, hôtel et centre de congrès
  • l’accueil au centre de congrès, la tenue des listes des participants et la remise des badges (ainsi que leur récupération après le congrès s’ils sont électroniques)
  • la tenue du vestiaire
  • l’accompagnement dans tous les événements du programme social
  • le suivi des intervenants la supervision du bon déroulement des choses au moment des repas et des pauses
  • les renseignements en tout genre.

Conclusion

L’organisation d’un congrès est une grande entreprise logistique et administrative qui fait appel à de nombreux intervenants qu’il s’agira de coordonner jusqu’au jour-J. Evidemment qu’il vous faudra faire appel à un organisme spécialisé dans l’organisation d’évènements de cette ampleur, mais si vous savez déjà de quoi vous parlez, les négociations que vous devrez faire seront plus productives. En déléguant la gestion de l’organisation du congrès à un organisme spécialité, vous pourrez rester concentrés sur l’élaboration du contenu du congrès et diriger vos ressources vers les étapes d’organisation fondamentales.

Interlocuteur unique et automatisation

Il existe aujourd’hui des entreprises qui vous offrent des packages tout-en-un ce qui, dans le cadre d’une organisation d’une ampleur telle que celle d’un congrès, est un atout non négligeable. Vous pouvez déléguer à un interlocuteur unique les inscriptions, l’hébergement et les présentations via un portail unique. Informations, données, analyses, gestion du budget et statistiques se gèrent ainsi de façon automatisée et sécurisée.

Augmentation du chiffre d’affaires

L’objectif de votre congrès, malgré tout, sera celui de faire des bénéfices, aussi bien en terme d’argent que de prestige. Réfléchir de façon professionnelle sur un sponsoring solide, une participation maximale et la parfaite représentation de la branche d’activité en question est directement lié à la qualité de votre réseau et à celle des personnes à qui vous déléguez les choses. Vous avez besoin de pouvoir compter sur des relations de travail solides avec des fournisseurs responsables et des personnes expertes en méthodes d’organisation de congrès.

Transmission des connaissances

Il existe des technologies vous permettant de capturer les contenus et de les transmettre au-delà des personnes présentes pour informer, rapidement et presque en temps réel, toutes les personnes qui n’ont pas pu assister à l’évènement et plus encore…
Pour tout complément d’information, rendez-vous sur le site de Fribourg Meeting.
A bientôt!

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