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Comment organiser un jubilé d’entreprise

par Team Fribourg Meeting | 24 septembre 2018
Image Comment organiser un jubilé d’entreprise

Organiser un jubilé prend du temps, parfois jusqu’à une année, voire deux pour les anniversaires importants des organismes de grande taille. La seule voie de la simplicité qui existe est celle de faire confiance à une entreprise spécialisée dans l’événementiel qui connaît tous les détails de sa région et maîtrise l’organisation d’événements de grande taille.

Permettez que l’on vous aide à poser une réflexion globale et à trouver des idées inédites pour parler de votre entreprise et de ses collaborateurs. Grâce à des actions mieux coordonnées et au partenariat avec des professionnels choisis parmi les meilleurs, vous atteindrez vos objectifs.

Une entreprise spécialisée dans l’organisation d’événements met à votre disposition son savoir-faire dans l'analyse de vos besoins, s’occupe de la conceptualisation et de la scénographie de votre événement, et gère sa logistique pour que sa réalisation soit à la fois professionnelle, originale et participative, en un mot, inoubliable.

Chacun son job

organiser un jubilé d'entreprise La préparation d’un jubilé et sa mise en place sont plus compliqués qu’il n’y paraît!

En effet, dans le cas d’une entreprise, c’est son histoire que l’on met à l’honneur, ainsi que les personnes qui y ont contribué. Et cela sur 10, 25, 50 ou 100 ans ! Il s’agira donc de rassembler tous les faits et anecdotes pertinents qui offriront les plus beaux moments d’émotion et qui permettront d’illustrer de façon authentique et passionnante le cheminement de l’entreprise et de ses collaborateurs au fil du temps.

Le jubilé d’entreprise a pour but de la mettre en valeur et de remercier tous ceux qui ont contribué à son essor. Il s’agit donc de faire forte impression et d’asseoir la confiance des clients et des partenaires en montrant son dynamisme et sa bonne santé.

Avant de décider comment se dérouleront les évènements du votre jubilé, réfléchissez pour chaque type d’évènement à la cible et aux buts à atteindre. Fondamentalement vous n’avez pas besoin d’un jubilé pour lancer une nouvelle offre commerciale ou soigner les contacts internes et externe car c’est votre mission quotidienne! Par contre le jubilé vous donne l’opportunité de rappeler votre identité forgée par toutes ces années qui vous ont fait devenir ce que vous êtes maintenant. Et bien sûr, vous n’allez pas faire tout ça “pour rien”, un jour ou l’autre cet effort doit se monétiser d’une manière ou d’une autre.

Voici quelques pistes et des éléments résumés en mots-clés par type de mesure que vous pourriez choisir lors de votre jubilé:

La journée porte ouverte

  • Cible: grand public et autorités

  • Contenu: visite, circuit, jeu de piste, atelier de démonstration ou de confection, stands, espace enfants, musique, animation.

  • Buts: visibilité, affirmation, partage, communication

  • Retour: notoriété, capital sympathie, échos médiatique, attention des autorités

  • Retours mesurables: degré de notoriété, visibilité dans la presse, les réseaux sociaux et les milieux politiques

  • Votre plus: bien utiliser les réseaux sociaux et soigner le suivi après l’évènement pour prolonger son effet.

Les évènements internes

  • Cible: personnel, famille du personnel.

  • Type: excursion, visite thématique, découverte, activité de cohésion d’équipe, tournoi sportif ou ludique, repas, évènement culinaire, soirée de gala, culture, musique, évènement insolite et marquant.

  • Buts: remercier et renforcer la cohésion, fidéliser et ancrer le sentiment d’appartenance.

  • Retours mesurables: taux de satisfaction, amélioration de la productivité, baisse de l’absentéisme.

Les évènements externes

  • Cible: clients, partenaires, confrères, actionnaires

  • Type: lancement de produit, présentation commerciale, assemblée, congrès, conférence, exposé, débat, foire spécialisée ou exposition grand public.

  • Buts: développement, information, notoriété

  • Retours mesurables: demande, chiffre d’affaires, offres, tests de produits, critique des clients (positive/négative pour vous améliorer).

Même s’il est évident que l’entreprise qui fête son jubilé est la source de toutes les informations nécessaires pour nourrir l'événement, il ne lui sera pas forcément facile de les coordonner et de les rendre festives. C’est là que devient obligatoire l’intervention de professionnels de l’organisation d’évènements.

L’assurance du travail bien fait

L’occasion est parfaite pour brosser un bel historique de l’entreprise et mettre en avant ses points forts, ses réussites et ses challenges.

Sur la base de votre input, les professionnels de l’organisation que vous aurez choisis vous préparent le programme des intervenants, les discours et toute autre animation didactique ou participative. Ils travaillent avec vous sur la liste des invités en veillant à n’oublier personne parmi les personnalités officielles, les partenaires, les employés et les clients.

Un jubilé est aussi l’occasion d’offrir un bon repas et des animations de qualité, reflétant une image généreusement positive de l’entreprise ainsi que sa gratitude envers tous ceux qui ont contribué à son essor. Pour ce qui est du choix des mets, du type de restauration, de la disposition des tables, des animations et du style général que vous voudrez donner à votre jubilé, l’agence propose et vous choisissez.

Renseigner parfaitement l’agence chargée de l’organisation

L’identité de votre entreprise

Afin d’avoir une vision globale et exhaustive de l’identité de votre entreprise, l’agence doit pouvoir connaître cette dernière de l’intérieur et comprendre sa culture et son histoire. Pour ce faire, voici quelques questions qui vous aideront à rassembler un maximum d’informations: Quelles sont les valeurs de l’entreprise, sa mission et la personnalité de sa direction? Pour quelles raisons les collaborateurs se sentent-ils appartenir à l’entreprise? Quelle vision partagent les dirigeants et comment la transmettent-ils à leurs collaborateurs? Cet anniversaire doit-il simplement rappeler des faits historiques ou leur donner également une dimension émotionnelle? Quels ont été les moments forts de l’entreprise depuis sa création? Quels sont les points sensibles? Pour répondre à ces questions, il vous faudra faire des interviews de beaucoup de monde à tous les niveaux hiérarchiques et peut-être aussi à des personnes qui sont déjà parties à la retraite. La qualité de vos témoins sera essentielle. Toutefois, si vous avez décidé de faire plus simple et que vous n’avez vraiment pas le temps de rassembler toutes ces informations, les questions de base restent les suivantes: Dans quel but souhaitez-vous organiser un jubilé? Quel sera votre public (collaborateurs, familles, clients, fournisseurs ...)? Quel style voulez-vous lui donner (classe, décontracté, etc.)?

L’environnement dans lequel votre entreprise évolue

Le contexte économique et l’environnement dans lesquels évolue l’entreprise sont aussi à prendre en considération pour trouver le ton juste. Quels sont les enjeux à venir, les risques potentiels? Que fait la concurrence en matière de mise en valeur de l’entreprise et de ceux qui contribuent à son succès? Y a-t-il un événement majeur qui correspondra à la date à laquelle le jubilé est envisagé?

Le profil des participants

organiser un jubilé d’entreprise Connaître son public cible est évidemment essentiel pour s’assurer de la réussite d’un événement, quel qu’il soit. Outre le nombre d’invités et le fait de savoir si les collaborateurs peuvent venir accompagnés de leur conjoint ou famille, voici les informations qu’il vous faudra transmettre à l’agence organisatrice, afin de décrire au mieux le profil des participants que vous souhaitez inviter: Le public est-il interne et/ou externe (partenaires, revendeurs, clients)? Plusieurs sites ou succursales sont-il regroupés pour l’occasion? Y a-t-il une culture dominante au sein de votre entreprise et si oui, laquelle? Quelles catégories socioprofessionnelles seront présentes et en quelle proportion? Quel est l’âge moyen des invités? Quelle est la répartition hommes/femmes? Afin d’éviter les faux pas ou risquer l’ennui, vous pouvez aussi indiquer si les invités ont déjà participé à d’autres événements que vous avez organisé et quel était le style de ceux-ci.

Communiquer sur l’événement

Un jubilé d’entreprise n’arrive pas tous les jours. Communiquer sur cet événement est essentiel pour obtenir à la fois l’adhésion de tous et partager son enthousiasme. En outre, c’est un bon moyen de se rappeler à ses clients et il faut en profiter! La communication doit se faire aussi bien avant, que pendant et après l’événement, par une équipe expérimentée, créative et proactive.

Avant

La communication mise en place avant l'événement permet évidemment de le faire connaître, mais aussi de suivre l’évolution des préparatifs. Elle doit informer, rallier et donner envie. Vous pouvez créer pour l’occasion une page web relayée dans les réseaux sociaux où vous ferez part de l’avancement des opérations et pourrez communiquer toutes les informations nécessaires. Ce type de plateforme peut aussi vous permettre de gérer les inscriptions par exemple. Quoi qu’il en soit, vu l’ampleur de la fête, il sera bien plus efficace de faire appel à votre spécialiste de l’événementiel pour gérer cette partie. Un logo spécifique au jubilé, une charte graphique, de brefs montages vidéo sont de nos jours pratiquement essentiels pour communiquer de façon efficace. Il s’agira de donner une identité à votre jubilé, une image spécifique complémentaire à l’image de marque de l’entreprise. Tous les supports de l’entreprise pourront se décliner facilement avec cette identité, par le logo, la signature email jusqu’aux véhicules des collaborateurs. Vous pouvez aussi ajouter du son à l’image pour augmenter l’impact de votre message en cherchant un refrain ou une morceau de musique spécifique. Enfin, pensez à mettre en place les critères d’évaluation, les tableaux récapitulatifs, les décomptes, les formulaires de suivi et les questionnaires d’évaluation que vous voudrez mettre en ligne après l’événement. Dans le feu de l’action, vous n’aurez pas le temps de le faire.

Pendant

Tout au long des festivités, il s’agira de tenir les gens au courant de ce qui s’est passé et de ce qui est à venir. Les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés. Pensez à partager des témoignages, des photos, des vidéos, car rien de tel que l’image pour que l’on puisse réellement se rendre compte de l’ambiance. Parallèlement, vous tiendrez à jour votre page web dédiée, avec toutes les informations pratiques qui facilitent la vie à tous (parkings, voies d’accès, horaires, astuces pour bien voir, invités surprise, etc.). Si une billetterie est en ligne, prenez soin d’indiquer les activités disponibles ou celles déjà complètes. Sur les lieux des festivités, pensez à vous appuyer sur des hôtesses parfaitement rodées à même de donner toutes les informations, y compris celles auxquelles les gens ne pensent pas.

Après

Après la fête, vient l’heure des compte-rendus, des remerciements, des comptes et des évaluations. Comme vous aurez pu préparer vos formulaires à l’avance et que vous les aurez remplis consciencieusement au fur et à mesure des festivités, il ne vous suffira plus que de mettre en ligne les questionnaires d’évaluation pour recueillir les avis des participants sur tous les sujets utiles.

Gérer la logistique

La logistique de votre événement, surtout s’il s’étend sur plusieurs sites et/ou plusieurs jours, requiert un haut degré de professionnalisme et d’expérience. Voici les points auxquels ils vous faudra faire attention.

Rechercher le site idéal

organiser un jubilé d’entrepriseDeux options principales s’offrent à vous au départ: organiser l’événement dans un lieu extérieur à l’entreprise ou exploiter un lieu spécifique à l’entreprise. Dans le premier cas, il vous faudra définir le style que vous voulez donner à votre événement, ce que votre agence événementielle vous aidera à faire sur la base des éléments recueillis au point 1. ci-dessus. Dans le deuxième cas, cela peut être une jolie façon de mettre en valeur l’infrastructure même de l’entreprise. Une visite des lieux permettra à l’agence de définir la faisabilité de la chose. Enfin, votre agence événementielle se chargera d’aménager le lieu choisi et d’en assurer la décoration intérieure et extérieure.

Sons et lumières

Ces aspects mettront des étoiles dans les yeux de vos participants et de l’émotion dans leur coeur. La musique est à choisir avec soin selon les différents moments de la fête. Les lumières viendront éclairer les leaders de l’événement ou donneront une ambiance tamisée selon les cas.

Organiser l’hébergement

Vous devrez donner bien à l’avance le nombre de chambres d’hôtel désirées, en indiquant également si vous les voulez simples ou doubles.

Organiser les transports

organiser un jubilé d’entrepriseL’agence peut se charger d’organiser tous les transports nécessaires avant, pendant et après la fête, ainsi que de la surveillance des parkings, la signalisation, la réservation des trains, taxis ou autocars.

Accueil

La plus jolie façon d’accueillir vos invités est de leur offrir une organisation sans faille, une parfaite communication et un décor enchanteur. Alors pourquoi ne pas vous offrir les services d’hôtesses d’accueil qui s’occuperont, avec un sourire bienveillant, d’enregistrer les arrivées, de distribuer les badges, d’organiser le vestiaire et de remettre le petit cadeau prévu pour l’occasion.

Proposer des animations sur mesure

Si vous avez déjà organisé d’autres types d'événements par le passé, essayez au maximum d’éviter de refaire la même chose, même si certaines activités ont très bien marché. Quoi qu’il en soit, laissez libre cours à votre imagination pour la création d’animations sur mesure qui viendront égayer la fête et souder les équipes, tout en respectant au maximum les attentes de votre public cible. En général, on pense à des activités construites autour de l’identité de l’entreprise, mais finalement, on peut aussi aller explorer d’autres latitudes et créer la surprise. Nos agences événementielles ne manqueront pas de vous surprendre!Et qui dit jubilé, dit anniversaire, et donc gâteau et chanson ! Votre imagination vous permettra de créer la surprise qui laissera pendant longtemps un sourire sur les lèvres de tous. Le moment clef du jubilé se doit d’être irréprochable et minuté comme un vrai show. Une scénarisation parfaite et des effets spéciaux totalement maîtrisés feront de ce moment l’instant “magique” de votre événement.

Avoir un déroulé pertinent

Le fil rouge de votre événement se doit d’être organisé certes, mais surtout pertinent par rapport à tout ce que vous proposez, les lieux où les festivités se dérouleront, etc. Prévoyez des temps raisonnables de prise de parole “corporate” car l’attention des participants est toujours très réduite dans ce type d’événement. Il va sans dire que le jour-J, le timing édicté par votre fil rouge devra être respecté à la seconde. Vous et l’agence événementielle devez maîtriser à la perfection la durée de chaque séquence et avoir prévu un plan B pour certaines d’entre elles si quelque chose devait mal se passer. Il s’agira donc de trouver un bon équilibre entre les moments forts, les temps de pause, les repas, les surprises, les activités et les prises de parole. Et pensez à orchestrer votre événement de façon à ce qu’il y ait une sorte de crescendo graduel dans l’intensité des activités proposées pour arriver à une apothéose qui reste dans les mémoires.

Des pros à votre service

organiser un jubilé d’entrepriseSi vous parvenez à respecter les points ci-dessus vous réussirez à organiser un beau jubilé d’entreprise. N’oubliez cependant pas l’élément principal: une équipe d’organisation soudée, expérimentée et créative, dans laquelle la communication passe de façon fluide et efficace, et qui assure une préparation détaillée, une organisation précise et une réalisation soignée.
En Suisse, et plus particulièrement dans le canton de Fribourg, plusieurs entreprises spécialisées dans l’événementiel ont su allier leurs compétences professionnelles à l’exploitation créative des richesses de leur environnement urbain et rural, ainsi que du patrimoine historique de notre beau pays.

Une-bonne-idée.ch met son expérience au service de la réussite de votre événement d'entreprise. Spécialiste des activités de cohésion e cohésion en entreprise, elle connait la recette pour dynamiser une équipe avec toutes sortes d'activités ludiques ou stratégiques. Team building, sorties d'entreprise, création de jeux sur mesure, elle donne vie à vos projets, grâce à une équipe dynamique, pluridisciplinaire et expérimentée.

Impact Production a une longue expérience dans l'organisation d'événements d'entreprise sur mesure. Soirées thématiques, assemblées générales, galas, inauguration et lancement de nouveaux produits sont ses points forts. L'agence vous fournit et coordonne toute l'infrastructure d'un événement clé en main. Un prestataire expérimenté, original et à même de proposer la petite différence qui marquera les esprits. Simplifiez-vous la vie et faites confiance à un bureau qui connaît tous les détails de sa région.

La Gruyère Tourisme vous conseille et organise des événements tels que la visite d’une chocolaterie, ou celle d’une fromagerie de démonstration, un apéritif dans la cité médiévale de Gruyères ou un déplacement en remontées mécaniques pour respirer l’air du sommet d’une montagne. Cette entreprise réserve les prestations et coordonne toute l'organisation de votre événement en Gruyère.

Morat Tourisme est votre interlocuteur pour les événements et les activités dans la région Lac de Morat. Que ce soit pour des visites guidées, croisières-repas sur le lac, dégustations de vin dans une cave du Vully ou d’autres activités, notre région offre à vos sorties un cadre de haut standing mêlant nostalgie et plaisir. Morat Tourisme vous aide à planifier votre événement ou prend en charge, sur demande, l’organisation de A à Z. Idéal pour des groupes entre 50 et 250 personnes.

Et si vous hésitez à appeler l’un ou l’autre des nos partenaires, Fribourg Meeting vous aide à briser la glace! Nous vous conseillons volontiers.

Nous vous souhaitons plein succès!

Découvrez des idées et suggestions de programme pour votre jubilé sur: www.fribourg-meeting.ch/fr/pays-de-fribourg

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