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Comment animer votre séminaire de formation

par Team Fribourg Meeting | 6 février 2020
Image Comment animer votre séminaire de formation

Lors de la préparation d’un séminaire de formation, on ne pense pas toujours à l’aspect pédagogique, sur la manière d’organiser et d’aborder le contenu même de ces séances d’apprentissage. En tant qu’animateur de ces formations, à quelle fréquence est-ce que je devrais laisser la parole à mes interlocuteurs tout en gardant le contrôle du séminaire? Comment dois-je m’exprimer pour que mes auditeurs retiennent au mieux les informations utiles et pertinentes? Comment faire pour que les participants interagissent? Le comportement à avoir face à votre audience ne doit pas être négligé.

Notre article sur l’organisation et la budgétisation d’un séminaire vous expose les différents aspects de la préparation générale de cet évènement. Et lorsque les grandes décisions organisationnelles auront été prises, vous pourrez alors vous concentrer sur le contenu lui-même du séminaire.

Il y a certains points à ne pas écarter dans la planification du contenu de votre séminaire professionnel et de son animation pour le rendre efficace et convaincant et c’est ce que vous découvrirez dans cet article.

Clarifier ce que vous voulez transmettre

La première chose à faire pour organiser le contenu de votre séminaire est de clarifier la nature de ce que vous voulez transmettre aux participants. Le pire serait de tourner autour du pot et manquer de temps pour traiter l’essentiel de votre message. Les participants ressortent frustrés, confus, avec le moral dans les chaussettes.

L’erreur la plus répandue, lorsque l’on pense au contenu de ce que l’on veut transmettre, est de penser ce contenu de manière idéale et abstraite. Si vous prévoyez ce que vont être les différents chapitres de votre présentation sans tenir compte du contexte, votre projet est voué à l’échec.

C’est pourquoi, dans un premier temps, il faut penser les choses de manière flexible et déterminer dans les grandes lignes quels vont être les objectifs de votre séminaire de formation. Il s’agit plutôt de définir une orientation, une direction dans laquelle vous voulez aller, plutôt que définir le programme de manière définitive. En effet, il est crucial de tenir compte du contexte et le contexte va influencer non seulement la façon d’amener les choses, mais également le contenu qu’il est possible et pertinent d’amener à votre audience.

La pédagogie doit s’enraciner dans le contexte

Le contenu de ce que vous voulez transmettre correspond au cœur de ce que vous voulez que les participants du séminaire apprennent, comprennent, approfondissent. Pourtant, à ce stade, il est trop tôt pour concevoir ce contenu d’une manière rigide.

Le contexte de votre séminaire est défini par une série d’éléments, qu’il vous faut explorer avant de finaliser le contenu et la pédagogie de votre séminaire.

Le contexte est déterminé essentiellement par:

  • Votre audience
  • La temporalité du séminaire
  • Le contexte géographique et matériel

Tenir compte du contexte veut dire tenir compte de ces trois aspects, qui sont liés les uns aux autres.

L’audience de votre séminaire de formation

Parler, c’est parler à quelqu’un. La première chose à faire est de réfléchir aux caractéristiques fondamentales de votre audience. Combien de personnes seront présentes? Seront-elles à priori motivées par le sujet du séminaire? Par rapport au thème qui sera abordé, est-ce que le niveau de connaissance de votre audience est homogène ou au contraire disparate? Bien qu’il soit possible de prévoir le contenu du séminaire pour que certaines parties soient plus adaptées à certains segments de votre audience, il n’en demeure pas moins qu’il est important de définir clairement dans votre esprit qui représente le centre de gravité de votre audience.

La taille de votre audience aura bien entendu un impact sur le style de communication et d’organisation que vous allez pouvoir mettre en place.

Si vous connaissez personnellement votre audience, choisissez une ou deux personnes qui sont représentatives de toute l’audience. Il ne faut pas choisir les personnes dont les connaissances sont les plus faibles, car cela conduirait à ce que la majorité s’ennuie. Il ne faut pas non plus choisir les plus avancés, car cela impliquerait que la majorité ne puisse pas suivre. Il faut essayer de trouver un équilibre et, si vous connaissez votre public, ce milieu correspond souvent à l’une ou l’autre personne spécifique.

Quand vous avez défini la personne à qui vous allez transmettre le contenu, que ce soit une personne réelle qui fasse partie de l’audience ou une personne imaginaire que vous avez essayé de caractériser le plus précisément possible, il faut concevoir tout ce que vous allez dire, la façon d’amener et de structurer le contenu de votre séminaire en fonction de cette personne.

Cet exercice est important, car une fois que vous aurez la bonne personne en tête, ce sera beaucoup plus facile pour vous d’anticiper les points qu’il sera nécessaire d’expliquer plus en détails et les points que vous pouvez considérer comme des acquis à partir desquels vous pourrez construire votre présentation.

La temporalité du séminaire

L’un des éléments déterminant est celui de la temporalité. Combien de temps aurez-vous à disposition pour les parties formelles du séminaire? L’expérience montre qu’il ne faut pas prévoir des sessions de plus de 1h30. Il faut prévoir des pauses et construire le séminaire avec des blocs, par exemple de 1h30. De manière générale, à moins d’avoir un animateur exceptionnel, il est réaliste de ne pas prévoir plus de 6 heures de temps formel de séminaire par jour.

Dans tous les cas, il faut organiser votre séminaire de formation en le segmentant logiquement en blocs, en tenant compte d’une série de contingences incontournables. Attention, ces blocs doivent être limités dans le temps.

La première session doit permettre aux participants d’entrer dans le sujet, de comprendre les objectifs et simplement de vivre une transition du monde duquel ils sortent afin de pouvoir entrer dans des conditions idéales dans le contenu de séminaire.

La première session du matin, après une bonne nuit de sommeil, sera certainement celle où le niveau d’attention sera le plus haut. Certaines période sont moins propices, comme par exemple le début d’après-midi après le repas ou en fin de journée, quand la fatigue et une certaine saturation s’installe. Que le séminaire soit sur un jour ou sur plusieurs jours, il est important de tenir compte de cet aspect de temporalité pour choisir quels contenus transmettre à quel moment, en tenant compte de ces contingences temporelles.

Si votre séminaire de formation est entrecoupé par des activités plus récréatives, il faut penser aux transitions et intégrer les différents éléments de la formation dans un rythme qui fonctionne. Par exemple une courte session de team building, un jeu, des devinettes, bref de quoi apporter une bulle d’air dans votre séminaire. Notre article détaillé sur le team building vous fournit plein d’idées ici.

L’ensemble de votre réflexion sur le contexte temporel du séminaire doit être fondé sur la nature de votre audience. Selon les habitudes et les personnalités qui seront présentes, les choses peuvent se présenter de manière très différentes.

Le contexte géographique et matériel

Le lieu du séminaire joue un rôle important sur l’atmosphère, qui peut être plus ou moins propice à la concentration. Si le but du séminaire professionnel est d’explorer des idées nouvelles, de prendre du recul par rapport à la façon habituelle de faire les choses, un lieu retiré ou complètement différent du contexte du bureau pourra jouer un rôle positif pour prendre de la hauteur. A ce sujet, nous vous conseillons de vous référer à l’article précédent sur les séminaires au vert.

Le contexte matériel est celui de la salle ou de l’endroit précis dans lequel se tiendra le séminaire. Certains type de sessions peuvent avoir lieu dans des endroits plus originaux qu’une salle de conférence. Mais pour un travail plus intellectuel ou des discussions stratégiques, une salle de conférence bien équipée joue un rôle positif important. Ces détails auront une incidence sur le style et le déroulement de votre séminaire. Le choix du lieu doit aussi être fait en fonction de vos objectifs. C’est aussi à vous de choisir le contexte qui est le mieux adapté pour faire passer votre message.

Une fois le lieu choisi, il faut dans tous les cas pensez en profondeur aux aspects concrets et à ce qui est nécessaire au niveau du matériel à disposition pour que les choses puissent bien se dérouler: le projecteur (et sa connectique), connexion internet, tableau, prise de note, etc.

Si le lieu choisi pour le séminaire possède des espaces propices à des rencontres informelles, les pauses seront alors de moments d’échange importants entre les participants.

séminaire de formation

Quelques concepts pédagogiques

  • Faire ressortir l’essentiel
  • Être clair
  • Stimuler l’interaction
  • Faites des groupes
  • Partagez des documents

Faire ressortir l’essentiel

Il faut mettre votre présentation au service de l’essentiel de ce que vous voulez transmettre. Plus vous serez concis et synthétique dans vos propos, plus les participants retiendront les bonnes informations.

Être clair

Dès le début du séminaire, il faut rendre explicite à votre audience les objectifs et les buts de la formation. Si votre audience adhère aux objectifs d’apprentissage, leur motivation sera plus grande. Ils doivent sentir qu’ils investissent un effort dans quelque chose d’utile. Il est utile de leur présenter la structure du séminaire de formation et les différentes étapes prévues.

Stimulez l’interaction

L’implication des participants leur permettra de mieux assimiler les informations ou simplement d’apporter quelque chose de plus profond à la discussion. Pour augmenter leur niveau d’engagement, il faut leur laisser la parole, par exemple en utilisant la technique du tour de table, qui force tout le monde à s’exprimer. Bien entendu, l’animateur du séminaire doit agir en fonction du contexte et la nature de son audience.

Faites des groupes

Diviser votre audience en groupes en leur assignant un travail spécifique à faire, au sujet duquel ils devront faire un bref compte-rendu en plénum, ce qui permet d’impliquer (presque) tout le monde et d’augmenter le taux d’engagement.

Donnez à chaque groupe une tâche bien définie à réaliser, par exemple, décrire le déroulement d’un processus de A à Z sur un flip-chart pour un cas de logistique (groupe 1), réclamation des clients (groupe 2) ou réalisation technique (groupe 3). Lorsque les groupes ont terminé leur description, on procède à une rotation des groupes qui vont chacun découvrir et compléter les processus des uns et des autres. La somme des informations et idées partagées est une précieuse valeur ajoutée.

Le but est là de trouver ensemble ce qui peut être amélioré. Ainsi, le service des réclamations réduira ses heures pour traiter les demandes répétitives des clients car on identifie les problèmes les plus fréquents pour que les techniciens corrigent directement les problèmes à la source.

Il vous faut pour cela une grande salle de séminaire pour le plénum et des salles de groupes ou une grande salle avec une partie plénum et des blocs de tables de 3 à 6 personnes avec flip-chart ou pinnwand. Le service de recherche gratuit de Fribourg Meeting vous aide à trouver la salle qui vous convient dans le Canton de Fribourg idéalement situé sur la frontière des langues à 2 heures de Zurich et de Genève.

Partagez des documents

Transmettre par écrit aux participants certains documents importants en lien avec le séminaire permet de donner de l’importance à certaines informations et également à rendre tangibles certaines informations fondamentales.

Par exemple, un programme des sessions peut être transmis au début. Un support bien fait peut jouer un rôle important. Il est aussi possible de donner aux participants un accès à un support digital du séminaire, ce qui a l’avantage de permettre une interaction et un engagement direct des participants.

Si vos participants ne se connaissent pas

Si les participants de votre séminaire de formation ne se connaissent pas ou peu, il sera utile de commencer le séminaire par une session qui permettra aux participants de faire connaissance sur un mode informel. Une atmosphère détendue, inclusive, qui permet à chacun de se présenter et d’échanger avec les autres aura un impact positif sur l’ensemble du séminaire, qui est avant tout un moment humain. On pourrait par exemple demander à chacun avec qui et où il a passé ses dernière vacances! C’est plus original et reste mieux en mémoire.

Ou plus personnel:

  • Citer un métier que tu ne pourrais pas faire
  • Ce qui est le plus difficile pour moi dans le travail en équipe
  • Comment je me sens quand on me dit NON
  • Qui sont tes héros, quelles sont les deux personnes que tu admires le plus?

À ne pas négliger...

La restauration des troupes est aussi un gage de succès. Privilégiez les hôtels qui vous proposent 3 menus à choix (viande, ou poissons ou végétarien) que les participants pourront choisir à la pause du matin. Gain de temps assuré en estimant que les participants seront capables 2 heures plus tard de se souvenir de ce qu’ils ont commandé! La version du repas “finger food” servi debout facilite le contact avec les participants et permet de se dégourdir les jambes! Le Canton de Fribourg est connu pour sa gastronomie. Une meringue double crème de Gruyère apporte de la douceur à votre séminaire et Fribourg Meeting vous aide gratuitement à trouver la salle qui vous convient.

animation séminaire

Pour conclure

La dernière session du séminaire de formation doit permettre d’arriver à des conclusions et présenter, de manière synthétique, les informations principales qui ont été présentées et discutées. L’idée ici est souvent de faciliter la transition vers ce qui vient après le séminaire, par exemple en discutant comment certains aspects pratiques pourront être appliquer concrètement.

Si le séminaire professionnel à un caractère plus stratégique, la dernière session peut se concentrer sur les conclusions principales qui se dégagent des discussions et un résumé des décisions qui ont été prises.



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