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Organisez vos réunions et conférences hybrides avec succès

par Team Fribourg Meeting | 11 novembre 2021
Image Organisez vos réunions et conférences hybrides avec succès

Introduction

Une réunion ou une conférence hybride fait référence à un événement où une partie des participants sont ensemble dans le même lieu physique, alors qu’une autre partie des participants prennent part à distance en utilisant divers moyens technologiques.

La crise du Covid-19 a engendré de nombreux problèmes de transport qui ont indirectement favorisé le développement des réunions hybrides. Les diverses situations de confinement ont eu un impact majeur sur la normalisation du télétravail en home office et de nombreuses entreprises se sont adaptées à ces nouvelles circonstances, parfois de manière très improvisée.

Pour des réunions stratégiques ou pour un séminaire où il s’agit de transmettre un contenu complexe, il est critique que la communication soit fluide, transparente et efficiente. Pour réussir avec succès des réunions hybrides, une bonne préparation et l’utilisation de matériel professionnel mis en place de manière intelligente jouent un rôle décisif.

Dans cet article, nous vous présentons les avantages des réunions hybrides et les différents aspects organisationnels dont il faut tenir compte pour réussir votre transition vers ce nouveau mode de travail.

Les avantages

Dans une ère où la transformation digitale est centrale, il est capital que les entreprises soient résilientes et soient capables de s’adapter aux nouvelles situations. Les réunions hybrides sont une forme d’adaptation qui possède plusieurs avantages:

  • Ne pas renoncer au présentiel dans la mesure où il est possible de le faire
  • Tout en intégrant des personnes qui ne peuvent pas être sur place
  • Conservation du rythme de travail en situation de télétravail, lié par exemple à des difficultés pour se déplacer
  • Plus de flexibilité dans l’organisation (permets d’élargir l’audience et la zone géographique)

Comment organiser un événement hybride

L’organisation et l’animation d’un événement hybride posent certaines difficultés spécifiques. Un événement qui fonctionne avec une modalité unifiée, que ce soit complètement en ligne ou du présentiel pur, est plus simple à gérer, car tous les participants sont dans une situation égale, sans décalage dans leur expérience de communication. En mode hybride, les personnes qui sont à distance sont seules devant leur écran, alors que les personnes en présentiel sont ensemble, dans un lieu donné.

En particulier, la gestion de l’image et du son sont essentielles pour réussir une intégration immersive des participants distants. Les problèmes qui apparaissent peuvent être techniques (problème de connexion, qualité du son, etc.), mais également comportementaux ou pratiques (quelqu’un parle dans la salle, mais il est loin du micro, etc.).

Dans cet article, nous vous présentons les différents aspects dont il faut tenir compte lors de l’organisation de votre événement hybride.

Organisation technique

La partie critique est sans doute celle de l’organisation et la gestion technique de votre événement hybride. L’infrastructure et l’aménagement de vos salles de séminaires ou réunions doivent être bien pensés et offrir une expérience irréprochable pour un travail collaboratif qualitatif et valorisant.

La puissance (bande passante) de la connexion internet est le premier point à vérifier. Si le wifi n’arrive pas à suivre dans la salle de conférence, l’ensemble de l’expérience sera pénible. Par ailleurs, les participants distants devraient être encouragés à faire un test de connexion à l’avance, pour éviter de perdre du temps avec les paramètres d’autorisation au moment d’initier la réunion.

Pour les salles de séminaires, la location d’une salle aménagée avec l’infrastructure adéquate et la mise à disposition d’un personnel qualifié sachant résoudre les problèmes de dernière minute peut largement simplifier le travail de préparation. Plusieurs partenaires de Fribourg Meeting possèdent de telles salles, par exemple, Forum Fribourg, My Hotel Givisiez, La salle Grenette Fribourg et Espace Gruyère sont équipées de manière optimale pour vos réunions hybrides.

Gestion du son

Avoir un système audio de qualité est essentiel pour offrir une communication optimale entre les participants à distance et ceux en présentiel. Personne n’a envie de répéter 8 fois la même phrase à cause d’un problème de son. L’aspect bidirectionnel du son est ici crucial.

Il est important d’investir dans des micros qui puissent capter la voix de tous les participants en présentiel, en tenant compte de leur répartition spatiale dans la salle de conférence, faute de quoi la voix douce (et sans portée) du participant assis en bout de table, loin du micro, n’atteindra pas les oreilles des participants en distanciel.

réunion hybride

Pensez également à vous procurer des enceintes si besoin pour que les participants sur place puissent bien entendre les interventions des participants à distance. En cas de doute, n’hésitez pas à faire appel à des fournisseurs professionnels de matériel, qui pourront également vous conseiller sur la façon d’installer les choses. Utiliser le micro interne d’un ordinateur portable posé au milieu de la table de réunion pour diffuser le son vers les participants distants n’est pas une méthode efficace.

Gestion de l’image

L’un des problèmes des réunions hybrides est que les personnes situées en présentiel tendent souvent à ne parler qu’à leur audience sur place. La discussion peut rapidement trouver sa dynamique propre entre une série de participants qui sont ensemble physiquement. Dans ce cas, si un système robuste et intelligent de couverture de l’image par caméra n'est pas mis en place, les personnes à distance ne verront pas bien (ou pas du tout) les personnes qui parlent.

Les solutions à mettre en place dépendent de l’espace à disposition, du nombre de participants et de la nature de la discussion. Si une seule personne présente à la fois, la situation est différente de celle d’une discussion qui pourrait se transformer en débat entre plusieurs protagonistes. Pour cette raison, une bonne compréhension de la dynamique humaine à laquelle l’on peut s’attendre est fondamentale pour préparer de manière judicieuse la mise en place technique de la gestion de l’image — à nouveau avec le souci de la communication bidirectionnelle.

Une solution est d’organiser la salle en présentiel comme une demi-salle dans laquelle les participants font face à une caméra grand-angle à laquelle ils s’adressent. Il existe des caméras qui peuvent détecter qui parle dans la salle et automatiquement zoomer sur la personne en question. À nouveau, le choix du matériel dépend du contexte, du nombre de participants et du budget.

La préparation de réunions ou séminaires hybrides

Même si la partie technique est bien gérée, le format hybride conduira à une perte partielle du contexte de communication (entre les personnes en présentiel et les personnes distantes). Cet affaiblissement du contexte de communication doit être mitigé par une préparation plus complète, qui permettra de maintenir un haut niveau de compréhension.

Voici quelques conseils:

  • Envoyer les documents importants à l’avance à tous les participants, notamment ceux à distance, pour que tout le monde puisse prendre connaissance des sujets traités
  • Demander aux participants à distance de faire leur première connexion environ 15 minutes avant le début de la réunion, afin d’avoir le temps de résoudre les problèmes techniques
  • Établir et présenter un ordre du jour clair, afin que tous les participants sachent, à tout moment, quel point est en train d’être discuté
  • Prévoir une personne responsable de superviser le fonctionnement technique et humain de la séance, afin de pouvoir ramener les choses vers une communication qui tiennent compte du contexte hybride de la réunion
  • Cette personne peut aussi demander des ajustements pour améliorer les choses. Par exemple, les personnes qui parlent moins fort doivent se placer plus proche des micros; on doit parfois aussi rappeler l’existence des participants distanciels aux personnes qui sont sur place, etc.

Pour davantage de conseils concernant la préparation d’un séminaire et son animation, vous pouvez lire notre article “Comment animer votre séminaire de formation”.

Conférences hybrides

Pour une véritable conférence hybride, avec une audience plus large, certains aspects doivent être préparés plus en profondeur. C’est important de penser et de tester séparément: d’une part les paramètres de l’expérience qui va être vécue en présentiel; et d’autre part, ceux de l’expérience que vont vivre les participants à distance. S’il y a des interactions avec le public à distance, il faut aussi intégrer cette dimension de manière pertinente.

Dans une conférence hybride, la prise de parole est formelle et plus structurée (que dans un réunion-débat avec peu de participants), avec un flux de communication essentiellement monodirectionnel de l’orateur vers son audience. Si le conférencier est sur place, il faut que l’image et le son soient capturés pour les reproduire de manière qualitative à distance. Si le conférencier est distant, il convient de vérifier que son matériel de diffusion, en particulier le micro, soit de bonne qualité et bien installé. L’infrastructure d’un événement à large échelle peut devenir complexe. Ci-dessous, vous pouvez voir le matériel d’une conférence hybride à Espace Gruyère et à Forum Fribourg.

événement hybride

Espace Gruyère — Webinaire diffusé à distance mais filmé en présentiel, avec interaction avec les participants

conférence hybride

Forum Fribourg — Conférence hybride avec panel d’orateurs

La partie questions-réponses doit également être planifiée à l’avance. Une solution simple est celle de faire passer un deuxième micro aux personnes qui veulent poser des questions sur place, pour qu’elles puissent facilement être diffusées également à distance.

Pour les questions des participants à distance, une alternative souvent utilisée consiste à récolter leurs questions dans un chat/messagerie instantané, modéré par un animateur se trouvant sur place et qui pourra poser les questions (qu’il aura sélectionnées) en direct à l’orateur sur place.

Conclusions

En définitive, la gestion d’événements hybrides exige une certaine expérience. Après quelques tentatives, vous serez capables d’anticiper les points importants. S’il s’agit d’une réunion ou d’un séminaire d’importance critique et que vous ne disposez d’une telle expérience, nous vous suggérons fortement de faire appel à des professionnels, pour éviter d’être pris dans une situation qui sera irrésoluble dans le feux de l’action.

Quel que soit le format précis, dans la mesure où la réunion ou la conférence sont diffusées à distance, il peut être intéressant de l’enregistrer intégralement, afin de la rendre accessible ultérieurement à des personnes qui n’ont pas pu être présentes.


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